タスク管理表使用例 その4

前回は、ABC証券と業務委託契約を結びたい田中さんからの契約書作成依頼を、一通り入力しました。

今回は、入力した案件がどのように一覧に表示されるかを見ていきます。

前回このように入力し終わりました。

すでに、今抱えているあらゆるタスクがリスト化されている「未完一覧」シートには、反映されています。

それを表示させるには、エクセルのフィルタ機能を使います。

未完一覧の右端、

未完は〇(自動)

という列のフィルタボタンをクリックすると、上の画面のようなウインドウが現れます。

そのウインドウの下部、赤丸を付けた箇所をクリックします。

(つまり、同じフィルタリング条件で表を更新するということです)

すると、

先ほど、契約書受付シートに入力した田中さん依頼案件の情報が、赤丸部分の通り追加されました。

ここにある情報は、

・案件名、依頼者名

・発生日

・締切予定日

・備考

・ステータス(自分が次に行動するか、連絡待ちか、ただ期日を待てばよいものか)

上記のものになります。

これは、GTDのお手本で言う、

プロジェクトリスト

次に取るべき行動のリスト

連絡待ちリスト

カレンダー

を１つにまとめたものになります。

こうやって、仕事が発生するたびに管理表へ入力しておけば、

記憶のように、忘れることなく、

あっちこっちのリストに飛んで参照することなく、

自分が抱えている全てのタスクやプロジェクトを一元管理することができます。

自分のPCに常駐しているこれを見れば、

今自分が何をすべきで何をしなくてもよいのかが分かり、

そして、それを覚えていなくてよいという環境

これによって、GTDが与えてくれる「水のように澄んだこころ」を目一杯味わうことができるようになります。

手前味噌で恐縮ですが、

自分で「こういうのがあったらいいな」と、当時GTDも知らずに勝手に表を作り、

後にGTDというものを知り、自分の作ったこの管理表にこのような意味合い、力があるのかと分かった瞬間の感動と高揚感、安心感は忘れられません。

次回は、実際に案件が進捗していくに従って、どのように更新していくかを見ていきます。