【QCサークル】社内展開メールの内容検討すら楽しい

 業務中にタスク管理の話ができる喜び

わが社でも世に名高い「QCサークル」を行っております。私の所属する第６班は、GTD実践プロジェクトなるものを行っています。

最初は「タスク管理」という言葉そのものの理解がまだありませんでしたが、次第に「タスク」「GTD」「水のようにすみきった心」など、その界隈独特のワードを使いだすようになり、ニヤニヤする今日この頃です。

わがQCサークルでは、タスク管理「GTD」の社内への浸透を目的として、社内にタスク管理運用事例を配信することにしました。

第１回GTD運用事例配信

記念すべき第１回は「紙ベースの運用事例」。実際にある感じを大事にしたいと、エクセルよりも紙での運用をしているSさん。ただ、ツールの構成は私のエクセルのツールとほぼ同じで、１枚ごとに業務詳細シート、それらの情報をまとめた集約シートという構成になっています。集約シートの画像はこちら。

 集約シートのエクセルフォーマットと、集約シート、業務詳細シートの記入例、というか実際に使用している風のダミー書き込み付きPDFを添付して、運用方法の説明とメリット・改善点を社内へ紹介するという配信内容です。

積極的な内容検討ミーティング

言ってみればQCサークルは、業務時間中に行う通常業務外のものであって、相当カイゼン活動に熱心でなければ、ミーティングに熱は入らないと思われます。

しかし、わが第６班は、Sさんが作ってくれた全社配信メール文面たたき台を肴に積極的に添削し、魅力的な仕上がりになりそうなメール内容になりました。嬉しいものです。

さらに話は飛び、社内に事例はいくつあるかという話、つまり「紙」「エクセル」だけではネタ切れになるんじゃないか？という話になった際、「でも、タスク管理は人それぞれだから」という発言がメンバーから出てきまして、「そう！それ！」状態でした。みんな、私に隠れて「シゴタノ！」でも読んでるんですかね？（笑）

進捗感が大きい！
各人が積極的に発言することに加えて、何せタスク管理を実践するプロジェクトなので、そのプロジェクト自体の進捗も、すごくキッチリしています。

やるべきことを洗い出し分解し実行したらレビューする。これがとてもしっかりしているので、次回配信までにとりあえず何をやるか、どのようなスケジュール感で進めていくか等、GTD実践プロジェクト自体のタスク管理がそもそもちゃんとできている。人と協力して１つの物事を進めていく楽しさを感じています。

今後も毎月タスク管理運用事例を紹介しながら、自分たちでもタスク管理の醍醐味を味わいつつ、社内への浸透をはかっていくべく、タスク管理マニアの私はほくそ笑んでおります。