カレンダー、対応待ちリスト、やるべき次のアクションリスト

リスト、リスト、リスト

私にとって、タスク管理を始める前は「リスト」と言えば、ピアノの魔術師と称されるフランツ・リストでした。「ラ・カンパネラ」や「愛の夢」などは、「そりゃこんなの作曲したらモテるだろうよ」と思うような美しい曲の数々を生み出したピアニスト兼作曲家です。

愛の夢なんか特に良いですね。女の人がうっとりするような感じの曲です。

タスク管理を実践するようになってからは、私にとってリストと言えば一覧表のことを指すようになりました。

GTDのリスト

GTDでは収集したタスクは、最終的に幾つかのリストに分けられて納められます。「カレンダー」「連絡待ちリスト」「いつかやることリスト」「自分が次にやるべき具体的な行動リスト」の4つだとお考え下さい。

その日が来れば当然に発生するイベントのようなもの、例えば会議やミーティングなどは「カレンダー」というリストに入ります。

同じように、いつかしたいものであれば「いつかやることリスト」、誰かが対応してから自分が何か行うのであれば「連絡待ちリスト」、それらのどれにも当てはまらず自分が即座に着手できる「次に取るべき行動リスト」へ入ります。GTDでは、それぞれのタスクがあるべきリストに落ち着いていきます。（厳密に言うと、いま紹介したリストに加えて2〜3個のリストのようなものがありますが、話を簡単にするために割愛します）

複数のタスクを含むもの

例えば、社内の備品を買うにも単一の行動では終わりませんね。複数の業者さんに見積もりを取ってから買います。複数のタスクが集まると、そのひとまとまりはプロジェクトと言います。

社内備品購入プロジェクトの第1手「見積もりをお願いする」は自分がすぐに行動する「次に取るべき行動リスト」にあるべきタスクです。そして、その第1手が実行されたら「見積もりを受け取る」という第2手をすることになり「連絡待ちリスト」のタスクとなります。その後にミーティングで複数の業者さんからの見積もりを選定したりすれば、そのミーティングは「カレンダー」に入ることになります。

つまり、プロジェクトの分解されたタスクがそれぞれ入るべきリストが別々なんですね。ある時は「次に取るべき行動リスト」。またある時は「連絡待ちリスト」。別の時は「カレンダー」。

１タスク終えるごとに社内備品購入プロジェクトから生まれるタスクを別のリストへ記入させる必要が出てきます。これがとても怖い。いつも使っている鞄から必要な中身を取り出して別の鞄に入れて出掛ける時のように、何か忘れたり無くしたりしてしまう危険性が出てきます。

私は単一タスクだけで終わる仕事もプロジェクトになる仕事も１つのエクセルファイルに一元管理しています。属するリストが変わるのは、ステータスのフラグを付け加えて、そのフラグの表示を変えることで表現しています。

逆に１つのリストに「次に取るべき行動」「連絡待ち」「カレンダー」が混在するのが気持ち悪いという人もいるかもしれませんね。

私は仕事の置き場が複数になることに敏感になってしまっているので、一元化にとてもこだわってます。持っていく鞄を変える時のように、複数のリストの間を行き来している間にタスクを忘れたり無くしてしまう危険性が私はとても高いことを自覚しています。

GTDの決めからは外れますが、こうしたカスタマイズは時として必要であり、むしろ自分用にどうカスタマイズしていくかがタスク管理の肝なのかもしれません。