「仕事になりそうなもの」の断捨離
のきばトーク第50回拝聴
タスク管理界隈の有名なお二方、佐々木正悟さんと倉下忠憲さんの来談ラジオ番組「のきばトーク 第50回」、拝聴しました。テーマは「タスク管理と情報整理」。
「タスク」と「情報」の違い
番組の中では、「タスク」と「情報」の位置関係について話がありました。「情報」で辞書をひくと「1.ある物事の事情についての知らせ。2.それを通して何らかの知識が得られるようなもの。」とあります。私のイメージでは、情報の部分集合がタスクです。たとえば、「業務スペースに印刷用の紙が積んである」「業務スペースにゴミが落ちている」は両方とも「情報」ですが、後者は「落ちているゴミを拾う」という「タスク」に変わります。
「情報」の「タスク」化
「業務スペースにゴミが落ちている」という情報から「ごみを拾う」というタスクに変えるのが、情報のタスク化です。社内の備品のトイレットペーパーが足りなくなっていれば「トイレットペーパーを追加発注する」というタスクに変わります。それこそ「この案件の見積もりを作って欲しい」というメール(情報)が取引先担当者から来れば、「取引先担当者へ●●案件の見積書を作成して送る」というタスクになります。
逆に「業務スペースに印刷用の紙が積んである」だけでは、何のタスクにもなりません。「入口の扉が開いたり閉じたりしている」様子が目に入っただけでは、何もやるべきことは発生しません。我々は、常に情報を取捨選択してタスクにしていると言えます。ここに、タスク飽和に陥ってしまうかどうかのヒントがあるような気がします。
タスクにならない情報
背負うタスクが多すぎて自分が潰れてしまっては元も子もないですね。いかに「情報」をタスク化させないかが重要だったりします。例えば、オフィスの窓ガラスが汚れていたら、「よし!私が拭きます!」と「窓ガラスを清掃する」というタスクを自分に課しても問題ありません。一方で、ビルの清掃業者が定期的に窓ガラスを拭いてくれるから、わざわざ自分で拭かなくても良いとしてタスク化させない「ただの情報」に留めておくというのもありです。
思うに、タスク管理で仕事を効率化できている人は、情報をタスク化させないという判断がより多くできる人なのではないかと。
「タスク」の「情報」化
また、タスクをまた情報に戻す、というのもありかなと思います。私の自作タスク管理ツールでは、期限が決まっていないタスクはいつかやれればいいという意味の「いつか」というフラグを立てています。「今すぐじゃなくていいんだけど、いつかこの仕事をマニュアルにまとめてよ」と言われたら、「●●業務マニュアル作成」というタスクになりますが、フラグは「いつか」です。そして、きっとやらない気がします(笑)このフラグが立ったタスクは今まで実行した試しがありません。半年に1回のタスク棚卸の時に削除される運命になることが多いです。
ただの情報であるとして見過ごすのはよろしくないが、かと言ってすぐに何かアクションをおこすべきでもないもの。そんな宙ぶらりんな「情報」ってあると思うんですね。そういうのは「いつか」フラグを立てておいています。ある意味、タスク性(やらなければいけない緊急度)が低いので、「タスク」の「情報」化と言えるでしょう。
仕事になりそうな「情報」の断捨離の必要性
会社で働いていると、仕事になりそうな「情報」はそこかしこにあります。そしてそれらを「タスク化」することで会社の発展に貢献できる、とされています。しかし、それが行き過ぎてしまうと、自分のキャパシティを超えて身の回りの情報をタスクとして収集してしまい、それらの重みに押し潰されてしまったりします。まぁ、私なのですが。
必要以上に情報をタスク化しない、つまり「仕事になりそうなものの断捨離」は、業務の効率化、そしてストレスフリーな心を手に入れるためにはとても役に立つものだと思います。