「被害者」にならないための必要コスト

「被害者」
ＧＴＤの開祖デビッド・アレンは、その著書の中で「見通しが立たず、状況のコントロールもできない状態」を「被害者」と呼んでいます。別に何か肉体的・精神的な被害を受けているのではありませんが、そう言っています。自己管理を見通しと状況のコントロールの二軸に分け、以下の図のように説明しています。

自分では何もできずに、外的な要因に振り回されてばかり（中略）。
ぱっと目についたものや、突発的に降ってきた仕事にしか対処できていない。（中略）今まで後回しにしていたものが急に大きな問題となって目の前に立ちはだかることも多い。
こうした状態が長く続くと、やがてあなたはそういう危機的な状況にいること自体にも気づかなくなってしまう。
こうした人は、多少状況がラクな状態になったときにはじめて、自分がいかにストレスにさらされていたかに気づくことになる。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」）

おお！おれだ！
この例えがまさに私でありまして、もう思い当たる節があり過ぎて困ってしまいます。そして、今はこの状態を抜け出しております。抜け出したから言えるのだと思いますが、本当に抜け出した時に「自分がいかにストレスにさらされていたかに気づく」のです。これは本当なんですね。

今、仕事がどうもうまく進められずに、抜け漏れや先送りに悩んでいる方は、この状態に陥っている可能性が高いと考えられます。大きな荷物を背負いこんでいる、と自覚することができればいいですよね。

問題は無自覚さ
上にも書いたように、問題なのは「自分は大丈夫」と言ってしまうところなんです。パンクしそうなくらいの情報量を頭の中で全部処理しようとして＿＿実際はできていなくて、周りにフォローしてもらっていること多数なのですが＿＿そしていつか大事な案件の重要な情報をポロッと取りこぼしてしまうに決まっているのです。決めつけが激しいですが、やり方を変えない限りはいつかこの出来事に遭遇します。

遭遇したが最後、「いや、それはやったと思うな」「思う、じゃ足りない！いつやったんだ？メールで残していないのか？！」などと詰められて、自分の頭以外に記録を残していないことを、ここで初めて後悔することになります。やけにリアリティがあるのは、私が腐るほどこういった経験をしてきたからです。

タスク管理で解決
そんな出来事に遭いたい人はいません。解決策は見通しをつけること。コントロールできるようになること。この２つです。

「見通しをつける」には、目的を明確にして完了までの手順を書き出す。少なくとも次の一手の具体的な行動は書く。これが具体的な「見通しをつける」という対策です。

「コントロールする」ためには、やるべきことを全部書き出したりして可視化して把握すること。そして、それらの発生や消滅、進捗を逐次「信頼できるツール」に更新すること。ノートでもＰＣでも良いです。

つまるところ、この２つをナントカの１つおぼえのように続けられれば、殆どの「詰められ」は回避できるのです。

これが「タスク管理」であるＧＴＤの本質です。面倒臭いとお思いでしょうか。きっと「それやれば大丈夫だろうけど、面倒臭いんだよね……」とお思いかもしれません。しかし、これは、自分の仕事を無理せず無駄なく進めるために必要なコストと認識しなければ、上のような「詰められ」から免れることはできません。

少なくとも私は、これを面倒臭がってＴＯＤＯリストを放置したら、ミスを連発してしまい、あり得ないくらいの自信を喪失して精神的に大変なことになってしまいました。いわば「自分の被害者」になってしまったと言いますか。

そんな経験をしないよう、必要コストをかけて、業務タスクを管理することを強くお勧めします。