必要なタスクを直視できるためには
タスク管理ツールを開くと、業務タスクが一覧になって目に飛び込んできます。業務タスクの一元化をしているので当たり前といえば当たり前です。
とはいえ、これはなかなかのインパクトがあります。
【GTDとエクスポージャー】
— ボビティブ心理学 (@bobby_tubuyaki) 2018年4月29日
不安への一般的な反応は回避。でも避け続けると逆に不安が高まるというメカニズム。
不安な状況に曝すだけで馴れて治る『エクスポージャー』という治療法。
タスクマネジメントも、全てのタスクを収集して、とにかくエクスポージャーしないと始まらない。#タスクペディア
GTD「把握」はエクスポージャー療法の実践
どんなに得意な仕事でも、それを完了させる責任があるので、業務タスクの存在はプレッシャーになります。
社会人はそのプレッシャーを毎日はねのけて仕事をしているわけで、もうそれだけですごいことなんですね。GTDでも、まずはやるべきタスクを把握することから始まります。目の前にタスクを書き出して、プレッシャー発生源と真摯に向き合います。
意識的にGTDで「把握」しようが、無意識に仕事に取り組もうが、仕事をするときは誰でもまずこのプロセスを経るので、知らず知らずエクスポージャー療法を実践しているのです。
エクスポージャー療法(暴露療法)
恐怖や不安の原因になる刺激や状況に段階的にあえてさらすことで不安反応を消していく方法。主に恐怖症や不安障害などに用いられる行動療法のひとつ。
タスクの把握をしたとしても、それに着手できなければ仕事は終わりません。分かってはいますが、目の前に書き出したタスクからのプレッシャーを直視できずに手をつけられないことがよくあります。
仕事を直視するためのGTDの「見極め」「整理」
そこでGTDではやるべきことを小分けにして手につけやすくする工夫を編み出しました。以下の3つが直視できない理由なのですが、GTDはそれらを克服して、タスクを直視しやすくしてくれます。
- 見通しのつかなさ
- ネクストアクションの分からなさ
- 情報の散在
①見通しのつかなさ
人間は怠惰なもので、パッと見て「これできないかも」と少しでも思うともうやる気がしなくなります。完了までの道筋が分からないと、途端に諦めてしまいます。
タスクの持つ目的がはっきりしていないと、どこに向かって頑張れば良いのか分からなくなり、「目の前のタスク、どうせ頑張っても何が目的なのかどうせ分からないんだから、やーめた」となります。
②ネクストアクションの分からなさ
何をやればいいのか具体的にイメージできないと面倒くさいとすぐ思ってしまうというのも我々の特徴ではないでしょうか。
やるべきことを「タスク」とすると、タスクを達成するための手順は「サブタスク」ということになります。サブタスクが「とにかく頑張る」といった曖昧なものだと、「一体何をすれば……?」となり、「やらなくていっか!」と考えますよね。
ここまでの①②がGTDの「見極め」で克服できるものです。
③情報の散在
せっかく「ここ以外にもやらなきゃいけないことが潜んでいるんじゃないか」と疑念が湧くと途端にダメですね。だったら見る価値ないと思ってしまいます。
GTDの「整理」フローでは、実行不要なタスクを捨て、自分が現在ボールを持っていてやらなければいけないこと、誰かの対応を待ってから実行すべきこと、いつかやりたいこと等に分けます。
これらに分けられたタスクは、それぞれに別のトレイやフォルダに入れておいても良いのですが、いざそのタスクを実行したいとなったときに見つからないと意気消沈しがちではないでしょうか。
私は、仕事のタスクは散在させずに集約しておくのが良いと考えています。各タスクについての資料が別のところにあっても、ポータルの機能を果たすツールがあれば「手元に全部ある感」、つまりダッシュボードで自分の仕事全てをコントロールしているという安心感が得られ、「仕事の情報が見つからずに意気消沈」せずに済みます。
さらにひと工夫
ここまでくれば、必要なタスクを直視することはかなりできるのですが、さらにもうひと工夫。それは、ツールに入力する面倒くささ対策です。
ある意味、ツールへの入力の時間はしょうがないといえます。タップ/クリックするだけにして操作性を上げたり、ゲーム化してタスク完了を後押しできるようにすることで、より一層タスクを直視して進められるようになります。