上司への報告は、タスク管理ツール通りに、機械的に。
上司への報告、悩んでいる人は多いと思います。
少なくとも、このブログを見ている方の中では多いかと。
以前、こんな記事を書きました。
私は上司への報連相が大の苦手でしたが、タスク管理で余裕が出るとなぜか「まず結論を言って、端的にその理由を述べる」みたいなことができたりしました。
上司へ話すとスッキリする
私の上司の器が広いのか、なんでも聞いてくれます。そして、上司としての責任をちゃんと取ろうとする姿勢があります。ありがたいです。
そういう上司だと、何でも話してスッキリしようと思うようになりますね。特に、悩んでいることや判断に困っていることを話すと、別の視点から「こうしてみたら？」「こう考えることができるよね？」と言ってもらって、一気に視界が開けることも少なくありません。
会社内での話し方
上司であるかどうかにかかわらず、社内でのコミュニケーションをする際にはprep法を意識すると良いと言われています。
- P＝Point（結論）
- R＝Reason（理由）
- E＝Example（事例、具体例）
- P＝Point（結論を繰り返す）
とはいえ、その前提の説明が上手くできない場合が多かったと感じます。prepに入る前の「～～の件についてご相談です」「～～様の～～案件についてご報告です」といった、最初のワンセンテンス。これがなかなかスラッと出てこない。
逆に、最初の一言が言えると、相手も内容を理解しやすくなるので、コミュニケーションのしやすさは格段に上がるような気がします。
喋り出しの一言の公式、「タスク名」＋「報告or連絡or相談」
最初のワンセンテンスは、次の公式に当てはめると言いやすくなります。
（タスク名）＋（「報告」or「連絡」or「相談」）
例えば、こんな感じです。
企画書を作成して部長へ提出する件でご報告です。
就業規則改定の件でご連絡です。
昨日の部会の議事録の作成・配布の件でご相談です。
公式化を助けるタスク管理”GTD"
タスク管理”GTD"の２つめのフロー「見極め」は、「タスク名」を言語化するプロセスです。タスクが発生するごとに必ず「見極め」は行いますので、GTDをやっている限り、言語化されていないタスクはないのです。
※すぐに終わるタスクは例外
頭の中に、この画像を思い浮かべながら、最上段の語句を当てはめると、割と簡単に話を始めることができます。
最初の一言が一番プレッシャーがかかるものですので、こんな風に機械的に喋り出せるようにすると、より速くよりスムーズに仕事を進められると思います。
