締切を設定しない仕事ほど危ない。
締切は決めておいた方がいいなと痛感したことがありました。
やはりあらかじめタスク全体の締切は決めておくべきでした。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2019年9月17日
そして、サブタスク(段取り)を仮でもいいので一度組んで、それぞれの段取りごとに締切を決める。
その段取りと締切を眺めて、できるかどうかを確認する。
これは励行せにゃならぬ、と改めて思った次第です。
社内で、ある依頼を受けました。早めにして欲しそうな素振りをしていましたが、迷ったあげく「まぁ、いつでもいいよ」と言ってくれました。
それを額面通り受け取って、まったく手をつけないでいたところ、
「先日お願いしたら〇〇の件、いつできるんですか?」
と、少し怒った様子で話しかけてきました。
どれどれと完了までの所要時間を見積もって「明日水曜日中に終わりますので、ご連絡します」と返答したところ、
「困ります。明日は一日いないのと、木曜日と金曜日は休みなんです」
うーん、こりゃ困ったなぁと思いつつ、
「ということは、今日中にして欲しいということでしょうか?」
と聞くと、そうですねとのこと。結局、その日残業をして対応しました。
こりゃしまったなぁと思いました。
いつ休むかなんて知らないよとこちらは思っているのとおなじくらい、相手は自分の休みを伝えておいた方がいいとは思わないです。
そんなときでも、支障なくタスクを終わらせるのは、軽率な段取りと締切日設定です。
こちらの記事に書きました。
正しい締切を入れられないとお嘆きのあなた。正しくなくて良いんです。タスク全体の締切さえ握っておけば、その間にある各サブタスクの締切は「とりあえず仮で…」とドンドン入れちゃいましょう。
いったん仮締切を入れてみると、
「ムムッ!連絡した相手方はいつも返答が遅いから、1日早くこちらから連絡しよう!」
「この作業は長くかかるから、最初に考えたより1日遅く締切を設定しよう」
といった考えが思い浮かぶことが多く、仮締切をいったん設定することで、より現実的な締切を設定できるのです。
今回は、これをやらずにそのままにしてしまっていたので、タスクがスムーズに進行しませんでした。
最初は「いつでもいいよ」と言ってくれていた仕事でしたが、最終的には「今すぐ終わらせて!」という展開になるという、スケジュール管理がうまくいかない典型のような出来事でした。
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