仕事をいったん手離れさせるコツ
ボール持ちの概念
私のタスク管理ツールの重要な機能の１つに「ボール持ち」という項目があります。これは、その仕事を誰が今受け持っているかを明確にするため、もっと言うと、自分ではなく他人がやるべきタスクまでその実行状況を心配することがないようにするために設定しました。「この仕事のボールは誰が持っているのか？」「自分じゃないっす」と言うため、です。あまり良い印象はありませんが、組織で仕事をする際に重要な「責任の所在の明確化」には必須の考えだと思っています。
ただし、仕事なら何でもかんでも丸投げして他人にボールを持たせてしまおう！ということではありません。やるべき仕事が発生したら段取りに分解し、自分がやるべきことと他人がやるべき段取りを分け、自分がやるべき段取りをいち早く終わらせて他人へ早めに渡そうということです。
「結局自分ばかりになってしまうんです……」
発生した仕事を段取りへ分解するとよくある話が「分解したら全部自分ボール持ちになってしまうんです」というもの。もちろん、山奥にこもって自分ひとりで作業をしているのであればどう考えてもボールは常に自分持ちです。
しかし、組織で仕事をするのであれば、必ず協力したり指示を仰いだり確認を求めたりすることはあると思います。私の感覚としては、多少無理矢理、不自然でも「他人ボール持ちの段取りを挟もう！」と言いたいです。
「人に頼る」「報連相」
仕事を受け持ったら、自分があれもこれもしないといけないと思って抱え込む人は割といると思います。特に自分の仕事についてまじめに取り組み、悩んでいる人ほどその傾向がある印象があります。他人へ仕事を振ったら悪いから、と考えた結果、結局全部の段取りを自分がやることにしてしまい「結局自分ばかりになってしまうんです……」という言葉が出てくるという流れです。
私もそう考えていました。自分で背負い込み過ぎて処理しきれずに自己嫌悪に陥り、自信をなくしていく。そんなパターンが常でした。しかし、自分でタスク管理ツールを作ると、むしろ人に仕事を振ったり、思っている以上に上司や周囲に相談したり確認を求めたりすることが大事だということ、逆に相談や確認をしないで自分ひとりで進めるとあまり良い結果が伴わないことが分かりました。
ツールでタスク管理する利点
ツールでは、他人へ確認を求め、その返答をもらうという２つの段取りを書き出し、いったんボールを他人へ投げます。その方がボールを投げ返してくるまでは他のタスクを実行する。そうすることが組織で仕事をする上での「業務効率化」につながることになると実感しています。
ツールに書き出すと不思議と「他人に仕事を押し付ける」といった罪悪感が少なくなります。むしろ、他人が気持ちよく引き受けてもらえるようにするには自分はどこまでやったら良いかと考えられるようになり、より良いチームプレイを意識することができるようになりました。仕事を押し付け合うというイメージではなく、元から協力しておこなうべき仕事を、より気持ちよく進められるようにする。これがツールでタスク管理をするようになって良かったと思った点です。
ボールを投げづらいと感じるのは良いこと
ボールを移動させられない人は責任感が強い人です。信頼できる、良い人です。しかし、それは自分の首を絞めてしまいがちになってしまいます。責任転嫁になってしまうんじゃないかと危惧する気持ちがあると思いますが、気にしないでドンドン投げるのが良いと考えています。もともと投げづらいと感じているのですから、思っているような酷いことはしていません。
とにかく人に頼む。報連相をする。その隙に別のタスクを実行する。チームプレイも円滑に行うことができ、さらには自分の作業も効率的になります。仕事をいったん手離れさせるコツは、このあたりにあるのではないでしょうか。
「目的の明確化」「段取りへの分解」のアプローチ「ナチュラルプランニングモデル」
ナチュラルプランニングモデル
2つ以上の段取りが必要なものを「プロジェクト」と言います。それをどのようにツールに落とし込むか。目的を見極めて、締め切りを設定し、段取りに分解する。そのアプローチをＧＴＤで「ナチュラルプランニングモデル」という方法で説明しています。
・目的と価値観を見極める
・結果をイメージする
・ブレインストーミングする
・思考を整理する
・次に取るべき行動を判断する最初に意図（目的）が生じ、それに対する考えと態度が各人の価値観に基づいて規定される。次に、その目的が達成されたときの状況がイメージされる。次いで、実現していないビジョンと現実のギャップのために生じるフラストレーションを取り除こうとして、実現に役立ちそうなアイデアを無意識のうちにどんどん思い浮かべる（ブレインストーミング）。そしてそれらのアイデアが、構成要素、順番、優先順位で並びかえられる（整理）。それによって、実際に何をしたらよいのかに意識が向かい（次に取るべき行動）、そのプロジェクトが実現に向かって動き始めるのだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」）
「夕飯の支度」をナチュラルプランニングモデルで処理する
なんだか難しそうですね。例えば、「今日の夕飯の支度をする」という目的のプロジェクトが発生し「今晩はカレーにしよう」と考えたとします。
「カレーのもとを水に入れて温めて溶かす」「肉を切る」「人参を切る」「ジャガイモを切る」といったことが必要だなと思い浮かべます。そして、「まず最初にカレーのもとを水に入れて温めよう」「次に肉や野菜を切ろう」「最初に人参を入れて、後で肉とジャガイモを鍋に入れよう」「最後に冷凍したご飯をレンジで解凍して皿に盛り付けよう」と考えます。これがブレインストーミングと整理になりますね。
では最初に何をするかというと、鍋に水を入れてカレーのもとを落とすところから始めるわけです。これが次に取るべき行動ですね。
※追記
この作り方、レトルトのカレーしか実は作ったことがない私の経験の無さが如実に表れてしまいました(笑) 炒めた肉と野菜を水を入れた鍋で煮てルーを入れるというやり方がいいという話をもらいました。
こんな風に、ナチュラルプランニングモデルというは誰でも無意識に取っている行動をあえて言葉で説明するとこうなる、というだけです。難しく考えなくてもよいものだと思います。ただ、この流れを意識すれば、タスクの「見極め」つまり、目的を明確にして具体的な行動の段取りをつけることの習慣化につながると考えます。
ついに業務として認められる！「ＧＴＤ実践プロジェクト」
意見書を出した甲斐あったか、「ＧＴＤ実践プロジェクト」はQCサークルの活動からなんと一業務へと格上げになることに。やれ嬉しや。
— 小鳥遊 (@nasiken) 2017年7月31日
私をリーダーに、メンバーは社内で自由に選んで良いとのこと。迷わずQCサークルメンバーを再招集！業務ということは、お金も出してくれるのか！？ https://t.co/KSxhL11fEM
昨年よりQCサークルという社員による半ば自主的な活動から業務に格上げ（と私は理解しております！）になりました。同時にQCサークルという枠組みでなくなることで一段ハードルが上がり、結果が求められるようになったと思っています。
プロジェクト概要
経営陣からは、私が実質的なプロジェクトリーダー（形式上はおそらく社長）となり、事務局として社内にＧＴＤを根付かせるということを求められています。
プロジェクトメンバーは私が自由に選んで良いとのことだったので、迷わず旧QCサークルメンバーへ参加のお願いをしました。幸いにも、業務上難しいという人を除き、メンバーの殆どが継続して参加してくれることになりました。ありがたや。ああありがたや。ありがたや。
さて、どうしよう？
QCサークルの頃からお決まりのパターンでしたが、目的が大き過ぎると感じていたり、目的自体をフワッとしか考えられず、戦略が立てられないでオロオロしております。いつも通り、事務局のミーティングにおける私の第一声は「どうしよう」でしょう。
これをお読みの皆様へお願い
唐突なお願いで恐縮です。このプロジェクトは道無き道をそのまま進んでいくような困難なものになると予想しています。壁に当たって事務局でも解決策が思いつかないときは、ツイッターでお伺いしようと考えています。このプロジェクトに関するツイートは#社内GTD化計画というタグを付けてつぶやきます。さらに#ご意見募集というタグがつけますので、よろしければお知恵を拝借させていただきたく、よろしくお願いいたします。
ＧＴＤが超絶有用なフレームワークであることについて
【フレームワーク】
経営戦略や業務改善、問題解決などに役立つ分析ツールや思考の枠組み。MBAなどで教わることが多く、ビジネスに必要とされるロジカルシンキングや発想法などを体系的にまとめたもの。
どんな時も通用するような思考法
フレームワークにはどんな時にも通用するような普遍性が必要ですね。対象によってアプローチが変わるのはフレームワークではないということになります。
ＧＴＤが仕事をやっていく上で有用なフレームワークになり得ると思うのは、どんな時でもこの考え方＿＿目的を明らかにして次に取るべき具体的な行動を決める＿＿に落とし込めば自ずと道がひらけると確信しているからです。
ＧＴＤが提唱するこの「うまくいく考え方」が他の手法と大きく異なるのは、いかなるものも特別扱いしない点だ。人生の目的といった大きな問題も、買わなければならないキャットフードという日常的なタスクも、あなたの意識に引っかかったものはすべて同じやり方でシステマチックに扱っていくことができるのだ。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」）
「同じやり方で」「システマチックに」扱っていくことができるという部分に大きな魅力、ＧＴＤの持つ強みがあります。考え込むことや無理矢理奮起することを必要としない、意志力を必要としないということです。
どんな時でも安定して物事をやり遂げ、自分のクオリティを一定水準に保つ。ＧＴＤはその力強い裏付けとなると実感しています。
不動産営業マンの虎の巻
「タスク管理行為」が面倒くさい
タスク管理を広めようとすると必ずぶち当たる「そんな面倒くさいことできないよ」「今やってる仕事だけでアップアップなのに、さらに何かするの？」という抵抗。そう言いたくなるのも分かります。
あくまでタスク管理とか〇〇の仕事術といったものは自分たちの身近にあるのではなく、高いセミナー代を払って身に付けたり、元からスペックが高い人だけがやるようなものだ。そんなの自分がやっても意味がない。そんな風潮があります。
この複雑な現代において、生産性を高める方法を人に教えるなどということが、本当にできるのだろうか。一般には、一部の人々は生まれつき生産性が高く、他の人々はそうでないと信じられている。営業の人たちに関しても同じことが言われてきた。だがそれは、効率的な営業パターンがあることを誰かが見つけるまでのことだった。そのパターンさえ見つかったおかげで、それは誰もが学び、実践できるものになったのだ。
（中略）
生産性に関しても、同様のプロセスが存在する。それがＧＴＤだ。ＧＴＤは世界中の誰もが学び、導入していくことができる実践的な理論なのである。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」）
不動産販売会社の営業進捗会議
以前勤めていた会社が一戸建ての不動産販売事業をしていました。全国に支店を持ち東証一部へ上場もしている、実績のある会社です。そこで営業職の方々が使用していた共通のツールが、お客様とのファーストコンタクトから家の引き渡しまでの段取りを書き出したチェックリストでした。数か所の拠点を統括する事業所に営業マン全員が週に1回集まり、そのチェックリストを使って一人ずつ進捗の報告をするのです。聞けば、トップセールスを保持し続けている社員が作ったものだとのこと。
全員が一か所に集まって報告する意味があるとは思えませんでしたが、共通の進捗管理チェックリストを使用していることには大変意義があると思いました。
パターンを見出しリスト化して共有することの重要性
営業マンの中には、自分の営業スタイルがあってそれは他人とは相容れないものだと言う人もいると思います。ただ、会社の業務として行うからには、営業マンによって差異があり過ぎるのは効率が良くないことが多いように見受けられます。営業マンの独断で進めていると、まずはバックオフィスがそのあおりを食います。そして何かあった時の対応が煩雑になったり、時にはその独断が逆効果となり会社に損害を与えてしまったりします。
そういった意味で、上記の全社共通のチェックリストは、業務の平準化という意味でもとても有用だといえます。また、リスト化することで、進捗の見通しをつけることができ、さらにはその業務を行っている本人による抜け漏れを防ぐ効果も期待できます。さらには、全員共通のフォーマットを使っていることで、他人への共有がより簡単になります。このチェックリストは、まさにGTDの「見極め」における「次に行うべき具体的な行動」を順々に書き出して完了までを列挙したものでした。
チェックリストを作成するのは一見面倒くさそうに見えるが、『効率的な営業パターン』をいったん見つけられれば、その会社の「勝ちパターン」となり、無形の財産となります。その根底にはGTDの思想が見え隠れします（私にとっては見え見え以外の何物でもないのですが）。
私が見た限り、「自分のセンス」「お得意のアドリブ」に従って仕事を進めるより、チェックリストに従って淡々と進める人の方が、毎月安定した棟数の受注を得ていました。どんな人でも１回会話しただけで虜にしてしまうような天賦の才を持つ選ばれた一部の人ではなく、むしろそのような特技がなくても安定して結果を出せるような、そんな役割をチェックシートは果たしていました。つまり、「（タスク管理は）元からスペックが高い人だけがやるようなものだ。そんなの自分がやっても意味がない」という冒頭の台詞は、むしろ逆だという結論になることを是非お伝えしたいです。
自己肯定感はタスク管理で「勝手に上がっていく」もの
自信を持って！
以前、仕事が失敗続きで自分を責め続けて自信を完全に喪失したときがありました。そんな時に「くよくよしないで！さぁ自信を持って！」なんて言われたら「それで自信が湧いてきたら苦労しないよ…」と思ったことでしょう。そのときの自分にとっては、再び自信を取り戻すなんて天変地異でも起こらない限り無理だろうと思っていました。
しかし、宝くじに当たったかのようなそれが、実際に起こったんですね。しかも、偶然天賦の才が降ってきたとか、特別な石をあつらえた首飾りを身に付けるようになったら札束のお風呂の中で美女２人と戯れることができるようになったとか、そういったことではなく、再現可能で確実な方法によって自己肯定感を上げることができたと確信しています。
自信の根源
自信を持つということは、自分の判断を信頼できると言い換えることができると考えています。自分の判断を信頼できるからこそ、今自分のとっている行動が正しい（少なくとも間違ってはいない）と思うことができ、その安心感が自分を肯定できる精神的な余裕を生み出し、自信というものにつながるのだと思います。
『はじめてのＧＴＤ』が全世界の人々に提供したのは、自分が導き出した答えを信頼する方法だった。
（中略）
もちろん、現代社会においてはどんなに知識や情報を集めたところで、100％正しい判断を下すことはできない。（中略）私たちが本当に目指すべきなのは、それがどんな結果を生み出すにせよ、自分が下した決断を信頼できる状態になることである。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」）
自分の行動を可視化する
ＧＴＤを実践した結果、自己肯定感、つまり自信を持つ、高めることがなぜできるのか。それは自分の判断に基づいて何らかの結果を出すことが可視化できるからだと実感しています。
以前、タスク管理上の失敗を聞かれたときがありました。その時にちょっと冗談めかして「失敗した記憶がない」と言いましたが、割と本気で思っています。思い通りの結果に結びつかなかった記録はあるのですが、それが未来永劫自分に反省を強いる烙印を押すものだとは思っていません。仮にその時点で思うような結果を得られなかったとしても、「これをしたらこういう結果を得た」という「信頼すべき記録」となります。
タスク管理を実践していけば自己肯定感は自然に高まる
そうして得られた記録を踏み台にして次の行動を変えていけば良いわけです。それがシステムとして用意されているのがタスク管理です。信頼できる足場を元に勧めていくシステムなので、続ければ続けるほど自分を肯定し自信を大きくさせていくことができます。これは精神論ではなく、具体的な仕事の進め方の話です。完全に自信を喪失していた私が、タスク管理をするようになってとても自信を持って仕事を進められるようになりました。これはすごいことだと常に実感しています。
大量にタスクを抱えても「問題が無い」理由
解決しなければならない真の問題とは、意味が明らかになっていない物事が大量に押し寄せてきているという状況である。
（デビッド・アレン「ストレスフリーの整理術 実践編」）
逆に言うと、意味が明らかになっていれば、物事が大量に押し寄せてきても大丈夫だということになりますね。
確かにそれは実感しています。今私は100以上の物事を抱えています。タスク管理ツールでは、全てのタスクについて「次にやるべき具体的な行動」を明確にしているので「意味が明らか」な状態です。デビッド・アレンに言わせれば、この状態は解決を要するような問題ではないということになります。
この問題であるかどうかは、抱える物事（タスク）の多い少ないではないです。意味が明らかになっているかどうかです。
意味が明らかとはどういうことか。そのタスクの目的が何か、次に取るべき行動が何かを明確にすることです。
明確にするとはどういうことか。書き出したりして言語化、文章化するということです。
つまり、「そのタスクは何のために行うのか」「次にやる具体的な行動は何か」が自分が抱える全てのタスクについてノートやＰＣ等に書き出されていれば問題ない、ということです。
常にこの状態をキープしていれば、ＧＴＤをマスターしたと言えます。水のように澄みきった心、ストレスフリーな状態を味わうことができます。
