ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

書き出すと見通しがついて不安が軽くなる、を改めて実感。

「見通し」ということに関して、改めて思ったことがありました。

 

見通しが立たないと不安

ツイートにも書いた新部署立ち上げですが、普通の（？）立ち上げに比べたらそんなに大変なことじゃないんです。私と、私と同じ管理部門の人がもう一人の小さな所帯です。しかも、二人とも管理部門と兼務なので、新たな採用は発生しません。また、今までになかった部門ということもあり、トライ＆エラーでいこうと社長からも言ってもらっています。

 

それでも、見通しが立たない不安というものはあるなぁと。今までにない部門ということは、自部署の業務の定義を慎重にしないといけないのです。やるべき方向性を定めるため、それと仕事が無限に発生してしまうのを防ぐためです。

 

「さて、ある程度はやることが想像できるけど、具体的に何をやろうか」と考えているとき、会社からの期待と自分たちのリソースとを勘案すると、見通しが立たず不安が先立ちます。

  • どんな業務をするのか
  • 目標はどう設定すればいいのか
  • 業務過多にならないだろうか
  • やる意味があるのだろうか

 

そんな考えが頭の中をぐるぐる回ります。

 

そう、頭の中の中だけでぐるぐると回り続けてしまうのです。

 

頭の中では見通しは立たない

私だけかもしれませんが、頭の中で考えているだけだと物事が整理されませんし、整理されないと見通しが立ちません。

 

むしろ、心配事を余分に作り出してしまって、露店の綿アメのようにぐるぐる頭を回せば回すほどモヤモヤは大きくなっていくのです。

 

この新部署、先ほども言ったとおり、二人とも管理部門と兼務します。つまり、単純に労働時間がつけ加わるのです。

 

想定業務の内容や目標の立て方によっては、仕事に追われ続けて余裕がなくなってしまいかねません。引き受けまくって自滅するような以前の休職パターンに陥るまで自分を追い込んでしまいたくないところです。

 

ただでさえ要領が良くなくて、タスク管理でカバーしてやっている状態なので、なおさら色々と不安になって考えてしまうのです。

 

書き出すことでやっと認識できる

そこで、もう一人のスタッフと打ち合わせをして、やることを目標設定という形にして書き出して、なおかつツイッターで「不安だ」とつぶやきました。

 

もう一人のスタッフがとても前向きでよい人なので、そのひとのおかげで気分がかなり解きほぐされ、なおかつ目標設定にまとめることでやるべき業務をある程度把握できたのと、ツイッターでつぶやいたことで自分の不安を客観視することができました。

 

まだ業務が不明瞭なところはありますし、若干の不安は残っています。ただ、かなり軽くすることができました。

 

それでも立たない見通しは諦める

業務の不明瞭さ、どうなるか分からないという若干の不安は、きっと部署の活動を開始してからもずっと続くと思います。ここは潔く諦めるしかないのかなと思います。人事を尽くして天命を待つということでしょうか。

 

100%の解消は難しいとしても、見通しの立たなさからくる不安は、書き出して客観視することでかなり軽くできることを改めて実感しました。

 

タスク管理メソッドGTDの「把握」「見極め」「整理」を意識していたので、ダウン気味だった気持ちを立て直すことができたと考えています。

 

 

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原体験と価値観に沿わない活動を始める実験。

近々、会社のブランディング部門を立ち上げて、その業務をやります。「ブランディング」というものをよく知らないので、所属しているサイボウズ式第二編集部で聞いたところ、お勧めされたのがこのチカイケさんです。

 

チカイケさんは、ブランディングに大事なのは原体験だと繰り返し言っています。その話をよりわかりやすく解説してくれたのが、別の方のこちらのツイート。

 

ここでいう人生の最適化について考え込んでしまいました。自分はある程度副業でこれができているので、福祉×タスク管理という方向で色々とやっていくのが長い目で見ると良いのかもしれません。しかし、今回立ち上げる会社のブランディング部門の仕事は、原体験も価値観にもバッチリ沿っているとは言えないのです。

 

冒頭に書いた、会社のブランディング部門の立ち上げに関わり、その部門を育てるという仕事は魅力的です。しかし、この仕事が３つの円が重なるところにあるかと言うと、そうとは言い切れません。書くことに抵抗感が無いという意味で「資質」はありますが、原体験や価値観に根ざしてこの仕事ができるかというと、なかなか難しいところです。

 

とはいえ、きっとやり甲斐のある面白い仕事になるのではないかという予感があります。なので、なおさら悩みます。

 

私が１週間に１回講座を担当しているEXP立川で、先日「しくじり先輩&ガチトーーク」というものをやりました。

ガチトーーク、いつもは利用者さんからの質問に私が答えるのですが、このときは私からこの悩みを利用者さんに聞きました。

 

利用者さんは認知行動療法などの自分を知る講座を繰り返し受けており、その良い演習になったのですが、私にとっても得るものがありました。

 

そこで出てきたのは「新しい仕事が増えることによる不安」であり、次に取るべき行動は「同じ部署になる人と話す」というものでした。

 

この不安、自分にとっては並大抵のものではないのです。前職、前々職では仕事を引き受けすぎてうまく仕事が回らなくなり誰にも相談できず自滅しているので、正直死活問題です。

 

自分の価値観や原体験に沿ったものであれば、エイヤッと飛び込めるのですが、そうでなさそうなので二の足を踏んでいます。

 

おそらくこの仕事はやることになると思うので、この不安を抱えつつ、以前のような展開にならないようにするための策を練る日々が続きそうです。

 

即レスしてもいい理由、してはいけない理由

即レスについて考えてみました。

 

即レスが良い理由

言わずもがな、複数の人たちで協力し合って１つの物事を進めるときには、できるだけ進行を早くした方が良いですね。

 

しかも、即レスした分、レスした先の方に時間的な余裕（そして精神的な余裕も！）を持ってもらえます。締切が10日後だからと9日間自分のところで止めておいて次の人に回したら、「なんで早く回してくれなかったの！？」と言われてしまいがちですよね。

 

早く次に回せる、早く進行させることができるなら、即レスするに越したことはありません。

 

即レスが良くない理由

ただ、上に挙げたメリットにだけ注目してしまう即レス信仰に陥るのは少々危険だと思います。

 

本当に一分一秒を争っているのは業者からの見積書を営業事務さんに渡すことなのに、今人事部から送られてきた「お手すきの際に」という就業環境に関するアンケートメールに返信している暇は無いはずです。

 

そんなことしないと思うかもしれませんが、多かれ少なかれ同じようなことをしている場合が多いのではないかと思います。前後の見境なく、条件反射で対応してしまった経験は割とあるのではないでしょうか？

 

そんな人の頭の中は、全てのタスクが優先順位１番で、全部中途半端に手をつけてしまい結局何も終えられない、ということになりがちです。

 

全ての期待に最大限応えたいという気持ちは良いものですが、結果的に悪手になってしまいます。

 

それでも即レスしたい理由

「ではどうしろと？」ということになります。私はそれでもできるだけ即レスすることを採りたいと考えています。

 

要は、即レスが良くない理由は潰せれば良いのです。前後の見境なく手をつけて虻蜂取らずにならなければ良いと考えます。

 

そのためにはどうしたら良いか。

 

即座に「これは即レスして良い」と判断できるよう準備しておけば良いと私は考えています。

 

そのために必要なことは次の３つです。

  • 抱えているタスクを全部把握
  • それぞれの具体的な次の手順を明確化
  • 各手順の締切と自分が止めているかどうかも明確化

ここまで情報を揃えれば、今来た依頼に即対応するべきかどうかがすぐに分かることが多いです。

 

ここをおさえている限り、即レスは断然した方が良い、と言えます。

 

 

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第31回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」終了！

こちらのイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」が無事終了しました。

fta7.net

 

それにしても、31回続くとは思っていませんでした。続かないとも思っていませんでしたが、最初は10人程度集まればいいかな？くらいで企画したんですね。いやはや感慨深いです。

 

それだけ同じような困りごとを抱えている人が多いのだと思います。毎回、私の持つ特徴のスライドをお見せして、自分が思い当たるものには挙手をしていただいています。バババッと約80名もの方々が一斉に挙手するさまは壮観でした。

f:id:hochebirne:20190721220014j:image

 

イベントやってて良かったなと思うことは多いのですが、素晴らしいイベントレポートを書いてくれる人がいるのもまたその１つです。

 

また、メモ代わりに絵でノートをとっている方もいて、その素晴らしさに写真を撮りまくってしまいました。いわゆる「グラレコ（グラフィックレコーディング）」で、聞くと2ヶ月半前に講習を受けただけだとのこと。ご本人は謙遜していましたが感嘆。

 

こうして、リアルな場で直接の話すことは、動画で聴くだけよりも多くの情報を得られるのではないかと思います。また、実際に会場に足を運び同志とも言える人たちと空間を共有してイベントに参加したことは、単なる知識だけではなく体験として強く自分に残るものだと思っています。

 

伝えたいことてんこ盛りなもので、終了時間を大幅に押した上に、懇親会でもイベントの続きのような展開になりました。私にとっては嬉しい展開ですが、参加された方々にとっても良い時間であったことを切に祈ります……。

 

それでも伝えきれない部分のせめてもの穴埋めとして、参加者のうち希望者には「勝手に質疑応答」と題して、ツイッターでお話ししています。その全てを以下に掲載するので、よろしければご覧ください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

歓迎されない「社内評論家」から一歩踏み出すためには。

こんなツイートをしました。

 

なぜ社内評論家は嫌われるのか

そもそも社内評論家ってなんで嫌われるのでしょうか。

 

課題だけ提示して解決策は何も言わずに否定するだけだからではないでしょうか。

 

そして、否定をして相手を下げることで相対的に自分が上がる（と思い込んでいる）からではないでしょうか。

 

 

評論家同士で話している分には良いと思います。同僚との飲み会で会社や上司の悪口を言って溜飲を下げて気持ち良くなるのも分かります。

 

ただ、会議で「あれがダメ、これがなっていない」と言って一人で悦に入る様子は、見ていてあまり気持ちのいいものではないですね。

 

「課題だけ」と前置きすれば良い

そこらへんを心得ている人は、課題は指摘しても決して否定で締めくくらないような気がします。否定だけされて「あとはよしなに」と放り出されると「じゃあ、どうすればいいんでしょうか？」と、抵抗感を覚える人が多いのではないでしょうか。

 

心得ている人は、おそらく社内評論家の言動は次の２つに分けられることを知っているのだと思います。

  1. （課題となる）事実の指摘
  2. 否定という評価

 

これを踏まえて、あえて2.はせずに1.のみをしています。こうすれば、聞く方は素直に聞きやすいですよね。

 

「課題だけ簡単に共有したいのですが」と、喋り出しに一言付け加えれば、社内評論家にならずに済むどころか、感謝されるのです。

 

GTDの仕組みで理解

この構図は、GTDの仕組みでいうと第1ステップの「把握」と、第2ステップの「見極め」のうち「目的の明確化」についての情報を共有している形になります。

 

GTDでは、その後には当然のように「見極め」ステップのうち「次に取るべき具体的な行動の明確化」、そして「整理」「選択」「更新」へと進んでいきます。

 

嫌われる社内評論家は「先のステップに進めばいいのに、あえて進まず文句を言っているだけ」なので、いい顔はされないわけですね。少なくとも、「……だから、具体的にはこういうことをやるといいと思うんだけど、どうかな？」という見極めステップを終わらせるぐらいまですれば、少しは印象が良くなるかもしれません。

 

GTDは社内評論家化を防ぐ

GTDの思考が習慣化していると、社内評論家になってしまうのを防ぐことができると思います。いったんタスクを把握したら、見極め→整理→選択→更新へと進みたくなるからです。

 

そして、あくまで取り組むべきタスクとして客観的に認識することができ、「だからダメだ」といった余計な解釈を加えることも避けやすくなります。

 

最後に

GTDの思考が身に付いていると、社内評論家の発言に対して「なるほど、じゃあ具体的にどうしましょう？」と返すことができ、巻き込むことができます。飲み会の愚痴大会では野暮ですが、もし社内外の会議であれば、かなり使える切り返しです。よろしければお使いください。 

 

 

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タスクになりそうな「タネ」は放置しないで、なくすか進める。

上司が自分をＣＣに入れて、ある仕事の話を外部としていました。そのやりとりをチラ見するかぎり、私のタスクになることが濃厚でした。

 

そんなとき、どうするか。

 

あえて首を突っ込む

「面倒くさそうなので、放置して成り行きを見守る」というのもありです。ただ、仕事タスクは鮮度が命（？）ですので、できれば早いうちにやるかやらないかを決めるか、進めてしまうかのどちらかをした方が良いというのが、経験上身にしみて分かっております。

 

そこで、「●●さんとのメールの件ですが、これは現状では対応しなくても良いです。ただ、●●さんの要望があれば、やる必要が出てきます」と、あえて首を突っ込んでみました。

 

上司からは「ありがとう。じゃあ、●●さんに、要望があるかを確認してみるよ」と返答がありました。

 

なくすか進めるか

このやりとりは、●●さんからの要望がなければそれでタスクはなくなります。要望があれば、上司が●●さんの要望を私に伝えるという、上司ボール持ち状態のタスクになります。このタスクはなくなるか進むかのどちらかだということになります。

 

タスク管理メソッド「GTD」で説明すると、見極めステップで「ごみ箱」に入るか、整理ステップで「連絡待ちリスト」に入れるかのどちらかになります。

 

どちらにしても、「次にとるべき行動リスト」、つまり自分ボール持ち状態になることはないので、「余計なタスクをまた１つ背負い込んでしまった…」と思う必要はないのです。

 

タスクのタネを見つけたら、なくすか、進めて相手ボール持ちにするかにすると、実質的な自分の負担にならないので、負荷を感じることなく仕事を続けることができます。

 

相手にも恩恵

「進めて相手ボール持ちにする」と聞くと、嫌なことを押し付ける印象があるかもしれません。実際押し付けるのも可能なのですが、どうせなら双方に利があるようにしたいですよね。

 

このやり方は、相手も助かるものだと考えています。そもそも、何も言わずに部下が仕事を進めてくれるのは上司にとってありがたいはずです。さらに、進めてくれた上に、次に上司がやるべきことを部下が明確にしてくれる＿＿この場合は「●●さんに要望の有無を確認する」です＿＿のです。なかなかの好アシストではありませんか。

 

最後に

とかく「タスクのタネ」は、できるなら直視したくないものです。そのタネが仕事に結実してしまうとタスクが増えるからです。そうは言っても、遅かれ早かれタスクになる可能性が高く、タスク化したときにはその分だけ締切が迫っているので、結局は早めに手を付けておいた方が良い、ということになります。

 

タスクのタネは、悩みのタネになる前になくすか進めることをお勧めします。

 

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今週末開催！第31回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」

抜け漏れや先送り、マルチタスク苦手など、仕事の進め方でお悩みの方々のためのイベント「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」が迫ってまいりましたので、再度告知をいたします。

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先月と今月に大学生を対象とした講演を行なって感じたことがあります。それは、やるべきことの情報は提供されるのに、どうやるかについての情報はほとんど提供されていないということです。

 

では、古今の社会人はどうやって仕事をこなせるようになってきたのでしょうか。それは、先輩や上司からの口伝に近い状態だったのではないかと思います。

 

だからこそ、会社が違えば業務フローも違い、「それは文化だ」とまで言われるようになっているのではないかと。

 

しかも、その口伝は、一歩社外に出ると使えなくなってしまう代物になりがちなのではないでしょうか。

 

人材の流動化が激しくなるとされている昨今、ポータブル（持ち運べる）スキルをどれだけ身につけるかがカギとなる気がします。タスク管理は、まさに「仕事の進め方についてのポータブルスキル」です。

 

しかも、仕事がデキる人にのみ習得可能なものではありません。むしろ「自分は仕事の要領が良くない」「怒られてばかりで、全然仕事がうまくいかない」と思っている人こそ、より習得しやすいものだと、私は思っています。

 

つまるところ、それは私だったのですが、仕事に対して自信を失ってしまい、どうしようもなくなったときに、

 

  • 忘れて抜け漏れがあるなら、忘れてもいいように書いておけばいい
  • マルチタスクが苦手なら、１つの仕事だけ目の前に置くようにすればいい
  • 先送り苦手なら、自信を持って先送りできるようになればいい
  • お酒はぬるめの燗がいい
  • 魚は炙ったイカでいい

 

と考えられるようになりました。最後の２つはオマケです。手が滑りました（笑）

 

仕事がうまくいっていたら、きっとこう考えられなかったと思います。仕事が続けられないで休職や退職をするくらい悩んでいたからこそ、自分の能力をいい意味で諦めることができるようになり、結果的にタスク管理という手法にたどり着くことができました。

 

そんな経緯を辿った私ですので、「なぜ抜け漏れが発生するのか」「どうして先送りが起こるのか」「マルチタスクにはどう立ち向かえば良いのか」などをご説明した上で、その解決法をお話しします。

 

当日、一緒に進行を務めてくださるのは、「ひらめきメモ」のF太さんです。

twitter.com

 

このイベントは2016年の9月3日に1回目を開催し、名古屋や京都、福岡開催を含めて今回で31回を数えます。イベントの性質上リピーターはいないので、それにもかかわらずこれだけの回数やってきているということは、それだけのニーズがあるのだなと思っています。

 

参加された方はのべ人数で1,000人を超えていますが、タスク管理というフレームワークを持って仕事に向かうことの大事さに気がついている人は、大多数ではないと感じます。だからこそ、今のうちに気づけるチャンスでもあるかと。

 

興味おありの方、よろしければ是非ご参加ください。

 

なお、「勝手に質疑応答」と題して、参加申込され、かつ希望される方には、いただいた事前アンケートに関する質疑応答をしています。#jyys と #jyys_res をつけてつぶやいています。イベント参加検討の参考になると思いますので、よろしければ読んでみてください。

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