またタスク分解例

同じようなタイトルで、

会社の朝礼の録音のデータを加工してアップする

という仕事のタスク管理表の入力を説明してしました。

タスク数にして３つの小さな仕事でした。

今回はタスク数を増やし、契約書の一種である覚書の締結の一連のタスク分解例を説明します。

これは、製造をお願いした製品に不良があった場合の、合格基準についてあらかじめ合意しておく、というものです。

製造依頼数何個につき何個の不良品が出ると不合格になるか、といったイメージです。

この契約書、雛型はありますが、PDFで、しかもスキャンしても読み取れないタイプでした。

したがって、Wordに打ち込まなければなりません。ということで「打ち込み」というタスクが必要です。

そして、合格基準は専門的な技術の知識が必要ですから「技術(部門)へ確認」そして適切な内容に修正してもらって「技術から返答」をもらいます。

その後、いわゆる契約書として抜け漏れがないか「弁護士に確認」してもらい、適宜修正のアドバイス「弁護士から返答」をもらいます。

この契約書に関しては、製造製品が確定してから、製造をお願いする先の企業へ「これで文面良いでしょうか？」と送ってもらうことになっています。そのフラグを明らかにするため、「生産製品確定」も入れておきます。

フラグが立ったら、当社の窓口、つまり私に依頼をしてきた人へ、この契約書案のデータを送ります(「依頼者へ返答」)。

先方の企業がこの文章で良いと言ってきたら、依頼者を通して、その旨連絡をもらいます(「依頼者より返答」)。

通常はここでお互いの主張の妥協点を見つけるため、修正、修正の行ったり来たりを繰り返します。

文章が確定したら、法務確認済のお墨付きの「法務審査報告書作成」を行い、「依頼者へ返答」します。

この後、依頼者が社内手続をして押印してもらうのですが、私こと法務担当はそれに絡まないので、これ以後お役御免となり、タスクはありません。

文章で説明すると結構長くなりますね。

「契約書締結」という漠然とした形でしか認識していないと、都度この流れを思い出して進めなければなりません。

このような道しるべがあるのと無いのとではどちらがストレスが少ないか

もうお分かりですね。

ちなみに、法務審査報告書なるものは、この私のタスク管理表で分解された各タスク名とその完了日、状況欄をコピペしただけのものです。

「だけ」と書きましたが、いつ誰がどうしたが事細かに書いてあるので、誰にも文句を言わせない迫力があります。

これだけのタスクがあって完了する仕事は、今時ざらにあると思います。

こういった形での仕事の見通しの把握は、絶大な安心感をもたらしてくれます。