社内GTD実践プロジェクト進捗
会社で進めている「GTD実践プロジェクト」、粛々かつふつふつと進捗しております。目的は「社内にGTDを広め浸透させる」。
そもそもはQCサークルとして始まりました。活動が認められ、メンバーはそのままに正式に社内プロジェクトへと昇格し、５ヶ月が過ぎようとしています。
メンバーは、プロジェクトリーダーが私。紙でタスク管理ツールを作ってGTDマスターへめきめきと成長したＳさん。超速の理解力と本質を見抜いて議事進行を助けてくれる（別の）Ｓさん。タスク管理初心者ならではの視点で意見を言ってくれる、タスク管理勉強中のＯさん。
この３人の方は部署は同じではありませんが営業事務をしています。営業事務といっても、他の中小企業の例に漏れず、ルーチン業務だけでなく、営業担当から投げられる無茶振りにも対応したりすることもままあります。
さらに、営業事務を束ね、実は裏のプロジェクトリーダー的な活躍を見せてくれているＷさん。この方がいなければとっくのとうにプロジェクトは頓挫しておりました。
今、このプロジェクトの活動内容は「GTD説明パワーポイント資料を作る」です。誰に対する説明か。中途も新卒も含めた新入社員に対するものです。
まずはＷさんの提案による社内へのGTDの浸透戦略が鮮やかでした。タスク管理の猛者から私が聞いた「社内でタスク管理への理解を広めようとしても、正攻法ではまず難しい」という話をしました。それに対し「会社のやり方に染まる前に我々で染めてしまおう！」という案を出してくれました。新入社員研修に入れるという提案を経営層の会議に諮り、承認してもらいました。
さらに、どのようにGTDを伝えるか、という問題が立ちはだかります。ここでもＷさんのアイディアが冴えます。我々プロジェクトメンバーだけがやっていくものではなく、他の人も説明する側に巻き込めるようにすることで、より一層の浸透を図るというものでした。そのため、パワーポイントの説明資料と説明用の台詞をセットにしたものを用意することにしました。誰が説明側に立っても、少なくともこの通り読み上げれば研修が成り立つものを作ろうということです。
GTDを広めようとしても、結局言い出しっぺの情熱に頼らざるを得ず、属人化してしまうのが、タスク管理を社内に浸透させる上での失敗パターンです。そこを仕組み化して属人性をなくし、失敗を回避するという狙いです。
先日の定例ミーティングで、その叩き台をベースにブレインストーミングを行いました。各自が建設的に意見を出してくれ、確実に「アンチョコ付GTD説明パワポ」が出来上がりつつあります。
新入社員には、シレッと「これがうちの会社の仕事に対する基本的な姿勢だから」と説明し、GTD理解への土壌を作る。既存社員にも「自ら説明する」場を持ってもらい、説明するからには理解してもらう必要があるので結果的に浸透の一助となる。
私は「おー！いいねー！」「へー」「やるねぇ」とか言ってるだけなのですが、着々と目的に向かいつつあります。
１つ誤算だったのが、会議後にこっそり聞かれた、Oさんからの質問。
「アンチョコって何ですか？」
……死語なのでしょうか……
