4月8日(日)開催「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術@福岡」の中身をちょっとだけ
一昨年9月より、ツイッター「ひらめきメモ」アカウントの中の人F太さんと、定期的に開催している「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」。
今週末4/8(日)に福岡県教育会館で13:30から行います。
(告知ページより)
このイベントの参加対象
興味ある方全員、ではありますがとりわけ以下のような方に是非いらしていただきたいです。
- 仕事をつい先送りして、地雷化させてしまう
- どうやったらいいか分からない仕事を前に、ウンウン唸って時間だけ過ぎていってしまう
- 抜け漏れ忘れがしょっちゅうある
- 些細なミスも重大に受け取ってしまったり、他人のミスを自分がこうすれば良かったんだと自分のせいにしようとする
- 1つの仕事に集中できず、結果どの仕事もなかなか完結できない
- 机の上やパソコンのデスクトップがどうしても整理できない
- 現在、休職中、あるいは転職検討中で、次の仕事に不安を感じている
- 上記の悩みを持つ方のご家族、上司、部下
興味を持たれてこちらのエントリをお読みの方へ、事前に概要を公開します。これを読んでもっと興味を持っていただいた方、まだ残席余裕がありますので、お越しいただけると嬉しいです。
内容としては、大きく分けてこの2つになります。
- 私(小鳥遊)の弱み
- 弱みをカバーする方法
私の弱みと、それをどうカバーしているかを軸にお話していくイベントです。
私の弱みはこんな感じです!
私の持つ弱みをまとめるとこの6つになります。
1.仕事が遅い
仕事が遅い最大の原因は、目の前の仕事に集中できないことによります。決して、キーボードの打鍵が遅いからといった物理的なスピードが原因ではありません。
集中できない状態は、言い換えれば「他にやるべきことがあるのではないか?」と思って気が散っている状態と言えます。であれば、「他にやるべきことはない!」「やるべきことは、ここに全部あるから、よそ見しなくていいですよ!」と言ってくれる存在があれば良いです。
例えば、こんな感じで手に取るようにタスク内容が1つのエクセルシートに収まると、よそ見をすることは減り、やるべきことに意識的に集中できる度合いが高くなりました。
(「第4段階」と書いてありますが、このエントリでは順不同で、イベント時は順次ご紹介していきます)
また、ゲーム的な要素を取り入れて、「一日にいくつタスクが発生して、いくつ完了させているか」の数を表示させています。4つ発生、4つ完了であれば引き分け、という具合です。私は、使えば使うほど勝ち越ししたいと思うようになりました。
2.先送りしてしまう
先送りする原因の1つは「着手できない」です。なぜ着手できないのか。それは、目の前にあるタスクが、適切な小ささまで分解されていないからです。なので、分解ができるようにします。
また、そもそも先送りを100%しないことは難しいので、先送りを容認して、その上で最終的な締切を守るようにしてくれる自分に優しいシステムであれば、計画的で安全な先送りをすることができます。
3.とにかく忘れる!
脳内に貯めこんでおこうとするといつかは忘れます。忘れないでいることは不可能と諦め、脳内から外部の記憶媒体へ情報を移動させる必要があります。これがタスク管理、特にこのツールの原点となっているGTDという手法の大事な点です。まずは書き出すことからはじまります。書き出せば、消さない限り残ります。
4.自分のせいにする
「自分が何とかしなきゃ」と自責傾向が止まらない。自分が全部背負っているような感覚に陥っていると、全部「自分ごと」として受け止めてしまいます。それは悪いことではありません。むしろ、「当事者意識を強く持て」と言われがちな会社という場においては美徳です。
しかし、それは美徳であると同時に、自分を滅ぼしかねない諸刃の剣になってしまいます。自責の刃で自分を傷つけないように、「そのタスクは誰がボールを持っているのか」を明らかにすることが大事です。
「当方」や「先方」が、誰がボールを持っているのかを表します。「先方」になっていれば自分はボールを持っていないので、そのタスクは手離れさせることが可能です。
自責傾向にある人は、「当方」も「先方」も、全部自分が背負い込まなければいけないと思い込んでいることが多いのです。そうして自分自身でわざわざ重荷を背負いにいってしまい、自滅してしまうのがよくあるパターン。それを防止してくれるのが、この「当方」「先方」等のステータス表示です。
5.詰めが甘い
詰めが甘い状態とはどういう状態か。あまり自覚していないことが多いのではないかと思います。詰めが甘いとは、「10ある手順のうち、9手順目や10手順目をすっ飛ばして終わりとしてしまうこと」です。
9や10手順目をすっ飛ばさないようにするためには何が必要か。それは、最初から最後まできっちりタスクを分解して、完了までの見通しを立てることです。
6.集中し過ぎる
過集中するあまり、周りのことが目や耳に入らず、周囲に迷惑をかけることがよくありました。上記を行っていれば、「集中してタスクを実行するとき」と「いったん視線を上げて、ツールを更新するとき」に分けることができます。集中状態と非集中状態をある程度意識できるようになると、むしろ過集中という特性は武器になります。
ただ、私は、つい仕事にのめり込んで休憩を取らずに過集中状態に陥ってしまい、一段落したあとに疲れがドッとでてきてしまうということが今でもよくあります。現状のタスク管理ではコントロールできない、私の課題です。
イベントではワークを随所に行います
これらは、説明するだけではなく、実際に参加者の皆さんの抱えるタスクを書き出したり、タスク分解をしたり、「誰ボール持ちか」「締切」を追記したりするワークを通して、GTDを参考にしたタスク管理の理解をしていただきます。
このエントリに書いたことはあくまで概要に過ぎません。F太さんの「イベントの目的、ツールや手法の背景や理由(Why)」と、私の「ツールの具体的な使い方(How)」という2つの視点から、より理解しやすい形でお伝えします。
また、もちろん全体や個別の質疑応答も喜んでさせていただきます!
興味をお持ちになりましたら、是非ご参加下さいませ。