向いていない仕事は、こんな時期だからこそ一段と丁寧に。
こんなツイートをしてみました。
ADHDの不注意優勢タイプで、マルチタスクバリバリの"総務"やケアレスミスが許されない"法務"をしている人ってどれくらいいるのだろうか？
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年5月6日
そんな人たちの知見を集めたら凄いものになるんじゃないかと。何せ超絶「向いていない」職種なだけに。
恥ずかしながら私も総務法務やってますが、タスク管理がなければあっという間に混乱してしまう自信があります。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年5月6日
この「タスク管理」なるものも、自分のしくじりまくった経験を経て偶然出会ったものなんですが、これも知見の一つとして広めたいなと。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年5月6日
私はADHDの特性で「抜け漏れ」「先送り」「自責」「段取り苦手」という傾向があると思っております。そんな私にとって、今の私の仕事内容である総務や法務などはおそらく最も向いていない仕事の中の１つであろうと思います。
なんでそんな向いていない仕事をわざわざ？という話はさておき、私が総務や法務の仕事がなんとかやりおおせているのは、タスク管理のお陰に他なりません。特にこの記事を書いている2021年5月はコロナ禍の真っただ中。コロナによる影響が売り上げにつながるような会社であれば別ですが、おそらくほとんどの会社がコロナによるマイナスの影響を被っているでしょう。
そんな状況下、自分の仕事がどんな影響を会社に与えるかを考えてみると、もう抜け漏れとか先送りなどはできる限り避けなければいけないなと考えています。ちょっとしてミスで経費がかさんでしまったり、先送りして商機を逃してしまったり。そういった取りこぼしが通常より大きく影響するのが昨今ではないでしょうか。そう考えると、私のような傾向を持っている人は、強いプレッシャーにさらされるのではないかと。
私も、プレッシャーを感じていないと言えば嘘になります。タスク管理があるからまだなんとか人並みに仕事を毎日やりおおせてはいるものの、割とピリピリしながら過ごしております。
おそらく、私と同じような傾向を持ちつつ、事務処理をしっかりやらなければいけない類の職種で日々頑張っている方も大勢いるんではないかと思います。そんな同士のために、今はまず「守り」を固める時期なんではないかとお伝えしたいと思っています。
仕事において「守りを固める」とは、できるだけミスを減らし、仕事がスムーズに進むようにすること。私にとってはタスク管理を一段と丁寧にすることがこれにあたります。もともと向いていない仕事をやっているので、ミスや取りこぼしができるだけ少なくなるような仕組みをタスク管理で作り上げているつもりですが、この時期はもっと大事にしていかねばと思っています。苦手な仕事は特に。
と書くと、完璧に仕事をこなさなきゃいけない！という風に理解する方もいらっしゃるかもしれません。私に限っては、完璧に仕事をこなすことは夢のまた夢で、せめてタスク管理でどうにかできる範囲でミスなどを減らすという程度にご理解いただければと思います。
いつもより丁寧に、つまりゆっくりと仕事を進める。タスク管理ツールに確実に入力し終わってから仕事にとりかかる。１つ仕事が終わったら必ず終わった旨の更新をして、次の仕事に移る。誰にでもできることですが、ほとんどの人が「ええい面倒くさい！」と省いて進めてしまうこの作業を意識的に行うのが非常に大事です！（と、半分以上自分に言い聞かせております）
「タスク管理をする」というタスクを、いつもより時間をかけて実行する。よりプレッシャーがかかる状況だったり、苦手な仕事だったりするときには、励行してみるといいことがあると思います。
目の前には１つのタスクだけ！
「今取り組んでいる仕事って何？」とハッとするときがあります。そんなときは、言われるがまま脊髄反射で、次から次へと違う仕事タスクに着手してしまっていることがあります。その結果、中途半端に着手したままのタスクが散在することになります。
それによる弊害は、まずは仕事のスピードが遅くなること。無駄な作業が増え、仕事を完了させるまでに時間がかかってしまうということです。「この仕事はさっき取り掛かったけど、別の仕事を始めたから、、、、えーっと、どこまでやったっけ？とりあえず最初から確認しとくか...」といった感じです。
もうひとつ弊害があります。それは、やりかけの仕事が目に入ると不安を感じてしまい手が止まりがちであるというもの。「あれっ、そういえばこの仕事ってさっきやりかけてそのまま、、、大丈夫だろうか？」といった感じです。
高橋さんへのメールを書いていて、ふとデスク上に目をやるとファイリングしたい書類がある。
↓
「そういえばファイリングしなきゃいけないんだよね」と高橋さんへのメールをほったらかしてファイリングをしにキャビネットへ行く。
↓
ファイリングが終わりデスクにつくと「高橋さんへのメールは、えーっと、どういう話だったっけ」と最初から文章の流れを確認する。
こんな行動は、上記に挙げた２つが同時に起こっています。理想的な流れは、
高橋さんへのメールを書き終わる
↓
書類のファイリングをする
ですよね。でも、「ファイリングしなきゃ」という不安感が発生し、メール作成を途中で放置してしまうわけです。ファイリングしなきゃ！と席を立つ前に「いや、メールを書いてからでいいでしょう」と自分を引きとめる何かがあれば、理想的な流れになります。
ADHDらしく、別のことやっていても目に入った仕事にスイッチしてしまう癖がまだ根強く残っております。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年4月28日
ですが、その都度「今やるべきは何？」と自問してタスク管理ツールを手がかりに復帰できるくらいにはなりました。それくらいで割とやっていけるものです。
タスク管理ツールでも付箋でも何でもいいのですが、今自分が取り組んでいることを明示してくれるモノがあると良いということです。
ほとんどの人は一度に２つ以上の作業をすることが難しい、というのは実感でお分かりかと思います（考えずに実行できる、体が覚えているレベルの作業は別ですが）。となると、今やるべきことは２つ以上にはならないはずです。でも、なぜか2つ以上やろうとしてしまい、結局前のタスクを放置して後のタスクに取り組んでしまうのを繰り返してしまうのが実態ではないでしょうか。
そうならないよう、常に自分の前には１つのタスクだけしかない状況にしておくことが大事かと思います。それを可視化してくれるのが、「今取り組んでいる仕事って何？」という自分への問いかけであり、タスク管理ツールの表示であり、付箋に書いてあることです。
「タスク管理を忘れてしまう」対処法
こちらの記事にコメントをいただきました。
タスク管理のタスクが抜けるのはどうすればいいのでしょうか。そして、その対処方法が抜ける場合の対処方法も。
すぐにお答えするのが難しく、ご返答までに時間がかかりました。コメントへの返信ではなく、独立したブログ記事としてしっかりお答えしたいと思います。
★「タスク管理のタスクが抜ける」という状態を、タスク管理をし忘れる（タスク管理ツールに入力をし忘れる）ことと理解して書きます。
考えあぐねたあげく、お伝えしたいことはシンプルにこういうことです。
忘れたものはしょうがない。せめて、後追いで記録をつける。
です。タスク管理すること自体を忘れるのは、私もあります。忘れ防止のためには、できるだけタスク管理ツールに入力してから仕事に着手するのを習慣化するのが大事です。それでも忘れることは、もうしょうがないです。
したがって「その対処方法が抜ける場合の対処方法」は無いということになります。このコメントをくださった方に対しては、このような返答しかできずに申し訳なく思っております。
ここで、タスク管理が続いている人はなぜ続けられているのかを考えてみたいと思います。キーワードは「記録」です。
誰でも一回は挑戦したことがあるであろうTODOリストは、やり終わったタスクは消えて用無しになります。記録することはあまり重要視されません。「これからやること」が大事なんてすね。
ただ、タスク管理はやり終わったタスクも価値を持っています。そのタスクがいつ終わったのか。どういう経緯で完了したのか。あるいは、完了しないまま自然消滅したのか等々…。その記録が自分を救ってくれることが多々あるのです。
「結構前のことなんだけど、鈴木商事さんとの契約書ってどうなったっけ？」
「はい、こちらの修正要望をお伝えして鈴木商事さんの回答待ちのままです」
こういった確認は少なからずあるものと思います。そんなとき、パッと記録を参照できて答えられるか、長い時間をかけてメールを探索してやっとこさ答えるかで仕事のスピードや落ち着き具合が違ってきます。もちろん前者が望ましいですよね。
記録があるかどうかは、こういった場合に威力を発揮します。記録の価値を実感する瞬間です。
なので、冒頭のコメントに関してはこんな風に私は考えます。
- タスク管理のタスクが抜けるのはしょうがないと諦める（抜けないよう気を付けつつ！）
- 抜けてしまったタスクは、後追いでもいいのでその記録を入力して残す
これをやるようになると、タスク管理ツールを育てていくような気分になり、結果的にタスク入力の抜け漏れも少なくなっていきますの。そういった意味でもタスクの記録をつけていくことはお勧めです。
仕事のボールのやり取りは、丸投げせずひと手間かけて。
こんなツイートをしました。
「仕事のボール持ち（責任の所在）を意識する」
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年4月22日
は、他人へ無責任に仕事を丸投げするようなイメージになりがちですが、相手が「取りやすい」「投げ返しやすい」ようボールを投げることもできます。
一番の悪手は「他人に悪いから」と手元であたためすぎて地雷化させること。自戒を込めて。
2020年1月まで定期的に開催していた「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」というイベントでは、このボール持ちの概念を説明するたびに、
膨らみ続ける風船を、クイズに答えて早く次の人に渡すゲーム
に例えていました。スピード感はその通りかもしれませんが、こうやると「いち早く丸投げしよう！」という意味合いになってしまいがちだと思います。いったんこの例えは忘れてください。すみません。
約4年前のこちらのブログ記事でも同じようなこと言っていますね。。。
そこで、「相手が取りやすい」「投げ返しやすい」ボールの投げ方です。どのようにしたら良いか。これは、次の２つが大事です。
- 箇条書き（箇条言い？）
- クローズクエスチョン
この２つを励行するだけで、相手が受け取りやすく、なおかつ返答しやすいコミュニケーションをすることができます。例えば、経緯の説明をしてから、判断を仰ぐ場合。
B社から仕入れる商品をA社に売ろうと思っています。できれば、B社から１個100円で仕入れてA社に150円で売りたいところです。それが無理でも、せめて利益が１個あたり30円は欲しいです。B社は通常1個140円で売っていますが、交渉の余地はあります。A社は通常150円で買っているようで、なおかつなかなか交渉に応じてくれないことで有名です。そこで相談ですが、A社から相談すればいいか、B社から相談すればいいか、どちらでしょうか？
例えば、こんな文面がメールでドバーッと書いてあったら、ちょっと読む気が失せますよね。
・B社から仕入れてA社へ売りたい。
・B社は通常単価140円で売っているが、交渉の余地あり。
・A社は単価150円で買っていて、交渉は難しい。
・利益は1個30円は確保したい。
A社とB社どちらから相談すれば良いでしょうか？
このようにまとめれば、読みやすいかと。
ボール持ちを意識するのは、やたらめったら自分の手間を省くためではないです（結果的に自分の手間も省けますが）。むしろ、相手が受け取りやすいようひと手間をかけてあげる。ボール持ちを意識すると、こうして気を配る余裕ができるのではないかと思います。
相手が受け取りやすく返しやすいコミュニケーションをすることによって、全体のスピードもスムーズになります。結果、自分の仕事も早くできるようになる、というわけです。
そのための「ボール持ちの意識」ではないかと思います。
先送りは、計画的に。
「明日できることは今日やるな」とはよく聞きます。たしか「マニャーナの法則」っていいますね。これって、どう思いますか。私は条件付きで良しとしたいと考えています。
私と同じような要領よくないフレンズは、
「これ、明日やってもいいかな」
（翌日......）
「昨日やっておけばよかった～！」
という経験が少なからずあるんじゃないかと。これじゃ単なる先送りですね。だったら、マニャーナはよろしくないじゃないか！？と思いますよね（マニャーナの法則に関する本を読んだわけではないので少々理解が浅いかもしません！）。
私は、「本当にその仕事、今日やらなくていいのか？」の判定ができるかどうかが分かれ道だと思っています。この判定ができなければ、マニャーナしてはいけない、と言いますか。
では、どうやったら今日やらなくてもいいかどうかが分かるのか。 それは、まずはその仕事について完了までの見通しがつくかどうかが分かっているのが前提だと思います。その仕事が終わらせられる計画が立てられているか、です。
例えば、今週中に仕上げるべきウェブメディア原稿の執筆という仕事があったとします。いったん編集さんに見せてオッケーをもらう必要があるとすると、今日が月曜日だとして、原稿執筆の仕事はこんな感じにしたいな、と思ったとします。
- 月曜日 原稿執筆
- 火曜日 原稿執筆
- 水曜日 原稿執筆
- 木曜日 原稿執筆して編集さんに送る
- 金曜日 編集さんからアカ入れ原稿を受け取る
- 土曜日 原稿修正して完成版を編集さんに送る
木曜日いっぱいまで原稿執筆に充てられるわけですね。「今日（月曜日）原稿執筆を進めなくても、明日（火曜日）頑張れば良いか！」とできるわけです。
ところが、編集さんからこんなことを言われるとどうでしょうか。
「小鳥遊さん、実はメディアの方でも原稿をチェックすることになりました。水曜日までに原稿を完成させて私からメディアに提出しなければいけないんです」
こうなると様相は一変しますね。
- 月曜日 原稿執筆して編集さんに送る
- 火曜日 編集さんからアカ入れ原稿を受け取る
- 水曜日 原稿修正して完成版を編集さんに送る（そして編集さんからメディアへ）
なんと今日（月曜日）原稿を仕上げないとアウトになってしまうのです。やれ恐ろしや。
こんな感じで、仕事は細かい単位に分けて、それらがいつまでに終わっていないといけないかを把握しておかないと、ある日のちょっとした判断で簡単に仕事が吹っ飛んでしまうのです。怖いですね。
「怖いから、全部できるだけ進めますッ！」と意気込むのもアリですが、それの行き着く先は頑張りすぎて電池切れであることが多く、私個人的にはあまりお勧めではありません。無理せず長期安定でいきたいものですよね。
「先送りは計画的に」です。
なんて偉そうに言っている私ですが、つい最近ウェブメディアの原稿の締切を一週間飛ばしてしまいました。はい、気を付けます。すみません。
遅ればせながら、個人セミナー無事終了！
遅ればせながら、個人セミナーが終わりました。
当初は「５～１０名程度でこぢんまりと・・・」と思っていたんですが、いざ準備をして告知をすると、多くの方々に届けたいと思うものでして。で、結局６０名以上の方々にお申込みをいただきました。お申込みいただいた皆様、ありがとうございます！
特別な集客方法は採らず、ひたすら毎日ツイッターで告知をし続けてのこの申込人数ですので、頑張った方ではないかと密かに自画自賛しております。
当日は約30名の方々にご参加いただきました。告知で「録画での後追い参加も可能」と書いていたので、約半数は後追いでご覧いただいている／これからご覧になるのではないかと思います。
申し込んでいただいた方々への事後のご案内メールには、アンケートのお願いもしておりまして、その返答をいただいています。その中から一部を。
まずは、「参加して良かった点などを教えてください」という項目に対するご返答。
見聞きすることで、今まで気づかなかったことがわかり、発想や考察が生まれ、もっと使ってみようという意欲が増した。また、他人の質問やそれらへの回答も大変参考になった。
とても良い内容で満足です。短時間の動画も良いのですが、まとめて聞くと、より理解が深まりました。後は実践あるのみですね！
最後の質問時間では私も気になっていたことを質問されていた人がいて、私だけではないんだなと少し心が軽くなりました。
スライドもわかりやすく、音声での情報も入ることでより理解しやすいないようだと感じました。
続いて、「こうするともっと良いという点があれば教えてください！」という項目に対するご返答。
お一人でされていたのなら、それはなかなか忙しいことなので、アシスタントをつけると良いと思います。
質疑応答はもっと聞きたかったです。他の人の悩みや困り事、それに対する小鳥遊さんの回答は良い参考になりました。
開始時に音声と資料共有が出来ているか確認すると、私たちも小鳥遊さんも安心して進めることが出来ると思います！
他の方のエピソードがお聞きできたのがとても参考になったので、質疑応答の時間がもっとあればいいなと感じました。
なんとお優しい方々・・・。
実は、最初の数分間、スライド画面の共有を忘れており、音声のみとなってしまっておりました。意を決した参加者のお一人が、「小鳥遊さん、スライドが写っていないですよ」とご指摘くださいました。
すみませんでした！
あわてて最初からダイジェストでやり直しました。その一部始終は、動画ではカットしてありますので、当日参加していた方々だけがご存じのこととなります。カンフー映画でNG集はよくありますが、まさかセミナーでのNGを晒してしまうとは・・・。
セミナーの後半に、「小鳥遊の特徴」として「抜け漏れ」という項目があります。まさに「それな」案件でございました。自分で言っていてはシャレにならんですね。失礼しました。
そんなことはありつつも、ひとまず１人でのセミナー開催はやりおおせることができました。まずは参加申込をしていただいた皆様に感謝申し上げます。そして、はじめて使用する有料版zoomに慣れるために時間を割いてくれたチームタスクペディアのさがさん、加藤さん、ありがとうございました。
終わった舌の根も乾かぬうちに何ですが、また機会をみてできればと思っています。アンケートにもあったとおり質疑応答の時間をもっと取って、休憩を取りつつ全体の時間も長くし、そして、
画面共有確認を必ず最初にする
ことにしたいと思います。あーもう、ほんとに穴があった入りたかったです。
先日開催した個人セミナーのアンケートを読んでます。良い評価をいただけたのと、その中でも今後の参考になる内容もあり二重にありがたいです。
— 小鳥遊@発達障害を「仕事のすすめかた」でカバーしてはたらく会社員 (@nasiken) 2021年3月23日
諸々余裕ができたら、同じテーマで少し改良を加えてまたやりたいなと思ってます。
少なくとも、開始時に音声とスライドの確認は忘れないようにしよう…。
そんな小鳥遊ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
自身の困りごとの言語化は、もうコレ必須じゃなかろうか。
自身の困りごとの言語化、きちんと言葉で明確に表現することって大事だなと思います。
そういえば、私は発達障害当事者であるものの、ツイッターやブログ、書籍などでは「発達障害だからこれが辛い」といった内容はあまり書いていない気がします。
だからといって、発達障害をポジティブに捉えよう！みたいに言うつもりはありません。そう考えることを否定するものではありませんが、少なくとも私にとっては発達障害は自分を悩ませてきた弱みの根源だからです。
仕事が関わる部分で言うと、以下の４つが、自分を悩ませてきた弱みです。
厳密に言うと、他にもありますね。よく悩まされるのは、正しく疲労を感じられないこと。数十分から数時間遅れて疲れが襲ってきます。本当は疲労を感じていなければいけないときに感じられず、そのままいい気になって活動し続ける。
その分蓄積された疲労がまとめてドーン！と私を襲うわけです。これは非常によろしくないのです。いきなり動けなくなるのです。
そんな不器用な私ですが、それだけに何が自分の弱みなのかはきちんと明確・具体的に伝えられるようになっていたいと思っています。「弱みは発達障害であること」とすると表現がフワッとしていて範囲が広すぎる。「仕事に関しての困りごとは、抜け漏れ・先送り・自責傾向・段取り苦手です」と分かりやすく言語化したい。
私の場合、ただ大雑把に「自分は発達障害」としか認識していないなら、きっとそこで思考停止してしまうと思います。実際、休職に至ってしまった過去の職場では、自分が発達障害だと認識していたにも関わらず「それはそれとして、毎日の仕事は頑張ろう」と、自分の発達障害特性に向き合っていませんでした。
向き合えるようになったのは、「抜け漏れ」や「先送り」などといった具体的な表現に落とし込めてからではないかと思います。
フワッとした「発達障害」をなんとなく全体的に治してくれる特効薬は、なかなか見つからないものだと思います。具体的な困りごとまで落とし込み言語化して初めて対策が打てる。そういうものではないかと私は考えています。
そうした上で、自分にはタスク管理が対策としては有効だったなと思うわけです。私は「発達障害にはタスク管理が効く」みたいなフワッとした表現を避けていますが、その理由はおよそこんな感じです。
とはいえ、もし私と同じ特性というか弱みを抱えている人がいたら、タスク管理は強烈にオススメです。世界が変わります。少なくとも、仕事の悩みが凄い勢いで解消されることと確信しています。
ということで、自身の困りごとの言語化は大事だなぁという話でした。まだやっていないで悩んでいる方は、ぜひ書き出して言葉にしてみてください。
