「タスク管理を忘れてしまう」対処法
こちらの記事にコメントをいただきました。
タスク管理のタスクが抜けるのはどうすればいいのでしょうか。そして、その対処方法が抜ける場合の対処方法も。
すぐにお答えするのが難しく、ご返答までに時間がかかりました。コメントへの返信ではなく、独立したブログ記事としてしっかりお答えしたいと思います。
★「タスク管理のタスクが抜ける」という状態を、タスク管理をし忘れる(タスク管理ツールに入力をし忘れる)ことと理解して書きます。
考えあぐねたあげく、お伝えしたいことはシンプルにこういうことです。
忘れたものはしょうがない。せめて、後追いで記録をつける。
です。タスク管理すること自体を忘れるのは、私もあります。忘れ防止のためには、できるだけタスク管理ツールに入力してから仕事に着手するのを習慣化するのが大事です。それでも忘れることは、もうしょうがないです。
したがって「その対処方法が抜ける場合の対処方法」は無いということになります。このコメントをくださった方に対しては、このような返答しかできずに申し訳なく思っております。
ここで、タスク管理が続いている人はなぜ続けられているのかを考えてみたいと思います。キーワードは「記録」です。
誰でも一回は挑戦したことがあるであろうTODOリストは、やり終わったタスクは消えて用無しになります。記録することはあまり重要視されません。「これからやること」が大事なんてすね。
ただ、タスク管理はやり終わったタスクも価値を持っています。そのタスクがいつ終わったのか。どういう経緯で完了したのか。あるいは、完了しないまま自然消滅したのか等々…。その記録が自分を救ってくれることが多々あるのです。
「結構前のことなんだけど、鈴木商事さんとの契約書ってどうなったっけ?」
「はい、こちらの修正要望をお伝えして鈴木商事さんの回答待ちのままです」
こういった確認は少なからずあるものと思います。そんなとき、パッと記録を参照できて答えられるか、長い時間をかけてメールを探索してやっとこさ答えるかで仕事のスピードや落ち着き具合が違ってきます。もちろん前者が望ましいですよね。
記録があるかどうかは、こういった場合に威力を発揮します。記録の価値を実感する瞬間です。
なので、冒頭のコメントに関してはこんな風に私は考えます。
- タスク管理のタスクが抜けるのはしょうがないと諦める(抜けないよう気を付けつつ!)
- 抜けてしまったタスクは、後追いでもいいのでその記録を入力して残す
これをやるようになると、タスク管理ツールを育てていくような気分になり、結果的にタスク入力の抜け漏れも少なくなっていきますの。そういった意味でもタスクの記録をつけていくことはお勧めです。