ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

優先順位をつける前に対象となるタスクをできるだけ絞り込む。

私が定期的に開催している「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」というイベントでは、事前アンケート結果に対して勝手に質疑応答という企画をしています。


アンケートで質疑応答を希望するとした方の仕事上の悩みに、ツイッター上でお答えするというものです。


次はどの仕事をするべきなのか、さっき処理した仕事は本当に今やるべきだったのかといつも悩んでいるという回答がありました。

 

回答は上のツイートの通りですが、これに関して若干思うところを書きたいと思います。

 

まず、さっき処理した仕事は本当に今やるべきだったのかと悩むことは無くなりません。常に状況は変わっており、今はそれがベストな選択だったとしても５分後には別のタスクの締切が早まってしまい、そちらの方が優先すべきだったということにもなるからです。


つまり、終わったことにとらわれ過ぎないことが大事かなと思います。


でも、それができれば苦労はしないですよね。そのために、自分の選択は正しい、あるいはそのときは正しかったと胸を張って言えるようになるための考え方が必要になります。


その考え方とは、ツイートで紹介している通り、優先順位をつける前に対象となるタスクをできるだけ絞り込むというものです。


例えば、次の４つの条件で絞り込めば、何も絞り込まないよりもはるかに数が少なくなり選びやすくなりますね。

 

  • 自分がその仕事のボールを持っている
  • 締切が今日
  • 仕事の依頼主の職位が部長以上
  • 今の状況で実行可能なもの


ここまでは頭を使わなくても絞り込み可能です。むしろ、このくらいの絞り込みには頭を使って色々と考え込みすぎないのが大事です。


頭を使うと、「締切は今日だけど、本当は明日くらいまでかかっても大丈夫なんだよな」「今自分がボールを持っているけど、本当はあの人がやっておくべきことなのに……」などと、諸々の事情がグルグルと回り出します。


まずは機械的に絞り込んでから、諸々の事情を検討した方が良いと思います。


絞り込みを都度やるのが面倒かもしれませんが、そうやって毎回優先順位をつけられるようにしておくと、野球の素振りと同じく、意識してやっていたことが繰り返すことによって無意識に近い状態でできるようになります。


素振りを繰り返してヒットが打てる可能性を高めるように、無意識に優先順位をつけられるようになって仕事をこなせるようになると、効率よく仕事を進められるという自信がやがてついてきます。


素振りを繰り返して仕事を確実にこなしていくと、きっと自分の選択に自信が持てるようになります。

 

 

 

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