ForGetting Things Done

「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。

日々の仕事に「ここまで」をつける。

こんなツイートをしました。

 

これはもう本当に自戒以外の何物でもありません。

 

際限なく仕事をしてしまう

気分が乗ってくると、ものすごく自分が仕事のできる人になった感じがして、際限なくやってしまうんですね。実際、仕事のできる人は際限なく仕事をしてもケロッとしていたりします。それと自分が同じだとはゆめゆめ思うなかれ、と自戒しております。

 

調子に乗って、あれもこれもとやってしまうと、ワンテンポずれて疲労感がおそいかかってきます。このズレが曲者なんです。際限なく仕事をやってしまうツケのようなもので、下手すると仕事が続けられなくなるくらいの影響があります。

 

原因不明の万能感に駆られて際限なく仕事をやってしまうのは、一時的には膨大な結果を残すことができるので、その時は周囲に喜ばれます。しかし、結局ツケが自分に返ってきてしまいます。

 

束の間の承認欲求と引き換えに、私は数年を棒に振ってしまったようなものです。

 

「ここまで」は自分で作る

際限なくやってしまうのを止めるには、仕事の「ここまで」を意識的に作ることが必要です。その仕事を細かい手順に分けて、自分から手離れしたらいったん「ここまで」。そんな仕組みを自分で作ると、際限なくやってしまう癖を治すキッカケをつかめるかと。

 

↓こんな感じに可視化するとなお良し！

f:id:hochebirne:20181001072608p:image

 

仕事に区切りをつけるのには時間が最も一般的です。ただ、時間で区切りをつけられるのは、今の多様化した仕事内容をしながら実現する場合かなり難しいのではないかと思います。

 

私の実感としては、細かく分けた手順単位でまずは区切りをつけ、その区切り付けの補助として時間がある、という気がしています。手順の途中で時間がきたから終わらせるというのは現実的には難しいと思います。

 

最後に

冒頭のツイートでは、特に大事なこととして「調子の良い自分を基準にしない」を強調しました。ただ、調子の良し悪しはなかなか分からないものです。そのため、私は「所要時間は想定の３倍で見積れ！」というルールを自分に適用しています。

 

あくまで最大瞬間風速は「最大」「瞬間」であって通常ではないと肝に銘じて、余裕を持って仕事することを心がけており、これが今のところうまくいっています。

ありがとうございます！おかげさまでクラウドファンディング目標金額達成しました。

9月4日に開始した、タスクペディア追加機能開発費用クラウドファンディング。10月1日で目標金額の300,000円に到達いたしました！

 

クラウドファンディングサービス会社を変更したり、リターンの設定やプロジェクトページの記載で何回も修正したりしましたが、結果は大成功に終わることができました。

ご支援いただいた方々、いいねやリツイートで応援してくださった方々、応援の気を送ってくださった方々、ありがとうございました！

7月にクラファン実行を思い立ってからプロジェクト達成まで、このブログで７記事書いております。 

 

おそれながら……タスクペディア大規模開発をご支援いただくクラウドファンディングを考えています。 - ForGetting Things Done

タスクペディア クラウドファンディングのリターン内容を決めました。 - ForGetting Things Done

タスクペディア、クラウドファンディング準備の途中経過ご報告。 - ForGetting Things Done

タスク管理ツール「タスクペディア」追加機能開発費用のクラウドファンディング、あともう少しで公開にこぎつけそうです。 - ForGetting Things Done

クラウドファンディング公開決定！明日９月４日午前10時より！ - ForGetting Things Done

クラウドファンディング公開日に、改めてタスクペディアとは何かを考える。 - ForGetting Things Done

 

タスク管理ツール「タスクペディア」、追加機能開発費用クラウドファンディングの話。 - ForGetting Things Done

 

このブログをお読みいただいている方は、「いつ始めるんだ？」「やっと始めたか」「タスクペディアはそういう考えでやっているのか」と、ご理解をいただけたかと思います。

 

晴れてクラファンが成功し、タスクペディアをより使いやすくできることになりました。自分も１ユーザーですので、本当に嬉しいです。何より、タスクペディアユーザーでない方々からもご支援いただいたことが、非常に価値あるものだと感じました。

 

昨日更新したこの記事では、ユーザーの皆様には無料でお使いいただくポリシーを書きました。 

hochebirne.hatenablog.com 

タスクペディアを使っていただきたいユーザー層の範囲は、実は決して広くありません。仕事がうまくこなせなくて悩んでいる人です。10年ちょっと前の私そのもの。もちろん、その中にはADHDだったり適応障害やうつ病の方もいらっしゃるでしょう。

 

そんな人は、いくら安くても課金での使用に抵抗感があると思うんですよ。人によっては、生計を親や他人、あるいは国に頼っているかもしれない。だから、この方々からお金は取れないし、取りたくない。

 

そんな人がタスクペディアに興味を持ってくれたとしても、「毎月●百円の月額使用料がかかります」とアナウンスされたら、それをどう親などに説明するのか。説明する気力もなく諦めてしまうのが関の山ではないかと想像します。

 

私にとってのタスク管理は、仕事に悩んでお先真っ暗だった私を助けてくれた存在でした。同じ逆転劇を、以前の私と同じような方々に起こす、より確実な方法が、無料でお使いいただくということです。

 この考えでいくと、追加機能の開発費用も無料でやらないの？という疑問が出てきます。実際、タスクペディアユーザーの方々からもご支援を頂戴しています。結果的に課金しているのと同じことではないかと。

 

そこは迷っていましたし、今も懐にお痛めをかけていることに後ろ髪をひかれております。ただ、あくまで支援は支援者の自由意思なので、課金しないと使えないモデルにはしないという点で、当初のポリシーはなんとか貫けているんじゃないかと考えています。

 

むしろ、このクラファンで、タスクペディアを介したやさしい世界が広がっていると考感じています。タスクペディアのユーザーであろうとなかろうと、私共タスクペディア開発陣の考えに共感・理解をしていただいた方々による支援が、ユーザーに等しくなされる。 そのユーザーの方々が、今回のクラウドファンディングで寄付をしようとしまいと。そんな世界です。

 

追加機能の実装は11月頭と12月頭を予定しております。興味おありの方は、10月7日9時のタスクペディアユーザー追加募集にお申込みいただければと思います。

www.taskpedia.club

 

来週日曜日（10/7）、タスクペディアユーザー追加募集いたします！

来週日曜日、10/7にタスクペディアのユーザーの追加募集をいたします。

ユーザー登録申し込みはこちらのページにて！

www.taskpedia.club

 

今回も先着50名様

毎度先着50名なので、必ずあぶれてしまう方が出てきてしまいます。ほんとすみません。

 

しかも、今まで3回ユーザー募集をやってきて、1回目が1時間半、2回目が1時間。3回目の募集のときには「じゃあ30分ですかね！？なんてね！だははー！」と言っていたのが、ふたを開けてみれば本当に30分で申込が終了いたしました。嬉しい反面、申し訳ないです。

 

無料利用にこだわる理由

通常のタスク管理ツールは、ユーザーから毎月いくらかをいただくか、買い切りという形で、ユーザーの方から利用料をもらっています。

 

それだとタスクペディアの活動としてはちょっと軸がぶれる（月額課金や買い切り型を否定するものではありません）。

 

単に他のタスク管理ツールとの差別化という話だけではありません。課金すると届けたいユーザー層に届きづらくなると考えているからです。

 

タスクペディアを使っていただきたいユーザー層の範囲は、実は決して広くありません。仕事がうまくこなせなくて悩んでいる人です。10年ちょっと前の私そのもの。もちろん、その中にはADHDだったり適応障害やうつ病の方もいらっしゃるでしょう。

 

そんな人は、いくら安くても課金での使用に抵抗感があると思うんですよ。人によっては、生計を親や他人、あるいは国に頼っているかもしれない。だから、この方々からお金は取れないし、取りたくない。

 

そんな人がタスクペディアに興味を持ってくれたとしても、「毎月●百円の月額使用料がかかります」とアナウンスされたら、それをどう親などに説明するのか。説明する気力もなく諦めてしまうのが関の山ではないかと想像します。

 

私にとってのタスク管理は、仕事に悩んでお先真っ暗だった私を助けてくれた存在でした。同じ逆転劇を、以前の私と同じような方々に起こす、より確実な方法が、無料でお使いいただくということです。

 

社会貢献を旨とする法人の協力

プロダクトを生み出して、なおかつ（ユーザーからは）対価をいただかない。それでも持続可能な活動とする。そんな魔法みたいなスキームを可能にしたのが社会福祉法人SHIPの方々です。

 

実は、タスクペディアにかかる費用は、すべてこの社会福祉法人SHIPが負担してくれています。

 

社会福祉法人というのは、簡単に言うと社会貢献活動を行うことを目的とする組織です。そのための優遇措置が受けられる税制の仕組みになっています。ユーザーに経済的負担をかけずにタスク管理の恩恵のみを受けていただく。商業ベースでは実現不可能なスキームは、社会福祉法人だから考えられました。

 

とはいえ、財務的な収支で考えると、タスクペディアで利益は発生しません。単にSHIPの持ち出しのみという状態です。ここを埋めているのは何か。一応、別のところで収入を得てマネタイズをずらし、全体的に回るようにはしています。

 

それはそれとして私が強調したいのは社会福祉法人SHIPの男気です。超カッコいいです。ただの一会社員の話からタスク管理の可能性を信じてくれて、ここまで協力するなんて、なかなかないことです。

 

マネタイズをズラす

マネタイズをズラす、と書きました。それはどういうことか。

 

障害者援助を旨とする社会福祉法人SHIPの主な収入は、国からの補助金です。この補助金は、簡単に言うと「助けた人の数だけ多くもらえる」という仕組みになっています。

 

タスクペディア自体からは収益は発生しませんが、タスクペディアを使ってタスク管理を習得して助かる人が多くなれば、巡り巡って国からの補助金が増える。最終的にはSHIPは持続した活動が可能になる。みんな嬉しい。最高じゃないですか。

 

そんなことも考えながら、タスクペディアを使ってタスク管理を広める活動をしております。

 

最後に

そんな超カッコ良くて優しい人たちがお送りするタスクペディア、よろしければ是非使ってみてください！

 

10/7(日) 9:00〜

タスクペディア公式ホームページにてユーザー登録受付いたします！

www.taskpedia.club

最初の行動は小さく始める。タスクの目的はできるだけ具体的で限定的にする。

こんなツイートをしました。 

dCAP

ISOの審査員の方によるとDOから始まるPDCAサイクルはよくある話なのだそうで、「ディーキャップ」とおっしゃっていました。さらにDOは大きくはじめないという意味合いを込めて小文字にしました。これは私独自のアイディアではなく、タスク管理仲間のひばちさん（＠Evacaneer）との会話で生まれたものです。ツイートでは私が考えたような書き方ですみません。

 

小さく行動を開始する、と考えると着手しやすくなります。そうすることで、新しいことをとにかく始めることが可能になります。

 

指導という意味の広い言葉

後輩の指導というのも、色々な行動が対象になります。仕事のやり方を教えるのも入ります。その組織独特の言い回しや考え方を説明するのも。飲みに誘って愚痴を聞くのも、もしかしたら広い意味での「指導」に入るかもしれません。

 

「指導をしよう」とだけ考えると、具体性に欠け、たくさんのことをやらなければいけない錯覚に陥ります。テトリスで操作するまもなくブロックが落ちてきてみるみるうちに積みあがっていくようなイメージです。結果、そんな設定のテトリスをやらなくなります。

 

何をやれば良いかをイメージできるようにタスクの目的を具体的で限定的な表現に落とし込む必要があるのは、そのためです。

 

最後に

最初の行動は小さく始める。タスクの目的はできるだけ具体的で限定的にする。両方に共通するのは、「次にとるべき具体的な行動は、小さく具体的でないと自分は動かないものだ」ということを認める姿勢です。なまじっか優秀（だと自分で思い込んでいる）と、この姿勢になることは難しいです。タスク管理は、そのタガを外しやすくすることができます。

冷静な自分による周到な計画と、一心不乱な自分による素早い実行。

 こんなツイートをしました。 

２つのモード

タスク管理をしていて思うのは、タスク管理ツールに入力しているときと、入力されたタスクを実行しているときのモードの違いがあるなぁということです。簡単にいえば、タスク管理ツールへ入力しているときは冷静、実行中は一心不乱。この２つのモードを何回も切り替えながら仕事をしている気がします。

 

実行中は衝動的

一心不乱に実行していると、私のADHD特性も手伝ってか、衝動性な行動パターンに寄っている感じがあります。実行モードのときに他のタスクの把握をしだしたら、他のタスクを実行したり、たまたま目に入ったタスクを「これをやるべきじゃないか」と実行しだしたりします。衝動的に他のタスクに手を出します。

 

ツールを見て進路を定める

衝動的に次々とタスクに手を出し続けることがないように、「今やるのはこれです！」と進言してくれる存在が、私にとってのタスク管理ツールです。その存在は、実行前にツールに入力して全体を俯瞰した上で「よし、次はこれをやろう」と決めた冷静な自分です。

 

要領が良い＝寄り道をしない

私は、要領を作れると思っています。それは、要領の良し悪しはタスクを実行中に寄り道をするかどうかによる、と考えているからです。寄り道をしないとは何か。それは、分解してできた手順通りにタスクを進めるということです。冷静な自分が作った進路に沿って進めば、「えーっと、次はどこを曲がるんだっけ？」と迷うことが無いので、余計な時間もかかりません。

 

ミスをしない＝１つ１つの手順に集中

また、１つ１つの手順に集中できることで気が散らなくなると感じます。「まずはこの道を２つめの信号までまっすぐ」「そこ曲がって」といった形です。確認する対象が長い道のり全体ではなく、短い道1本くらいになります。なので、ミスも少なくなるかと。

 

最後に

あらかじめ手順に分解する時間をとると、それだけ無駄な時間がかかる気がすると思います。しかし、長い目でみると、冷静な自分による周到な計画と、一心不乱な自分による素早い実行という２つのモードを使い分ける姿勢を習慣化しておくと、結局は時間の節約、確実性の向上につながると考えています。

会社内ではハチドリのように、会社外ではナマケモノのように。

 こんなツイートをしました。

 

不安をなくしたい

このナマケモノの動画、いいですよねぇ。いつもこんな気分でいられたらどんなに幸せかと思います。さすがに寝っ転がって物を食べる毎日は送れませんが、緊張感のなさは憧れます。

 

緊張感がない＝不安がない、と考えることができるかと。言い換えると、仕事上の不安要素は、次のような環境から生まれてくると思います。

  • 既存タスクの進捗が把握できておらず、展開が発生しても対応が分からない
  • 新規タスクが発生しても、既存タスクとの優先順位をつけられない

 

不安要素①既存タスクに新たな展開。

既存タスクに何か変化が生じて、それに対応しなければいけないとき。タスク管理をしていないときはもう胸のドキドキが止まりませんでした。「どうすればいいんだろう」「どこまで進んでいたっけ？」と進捗が把握できていないため、不安が頭の中をぐるぐる回り緊張して頭の中が真っ白に。

 

不安②新規タスクの割り込み。

新たにやるべきことが発生すると、既存タスク群に新規タスクが追加されます。その結果、次にやるべきタスクは本当にそれで良いのかを見直す必要がでてきます。こう書けば簡単なことですが、既存タスクの進捗を把握していないと不可能です。「今お願いされた仕事は今やるべきなのか、それとももっと優先すべき仕事が他にあるんじゃないか」「でも、今どんな仕事がどれだけあるかが分からない！」とあたふたしてしまった経験が多々あります。

 

両方に共通するカギ

いずれの場合も、既存タスク（やりかけの仕事）の進捗をすべて把握していることがカギになります。今あるタスクに変更が加わったら、その直前の状態を分かっておくべきです。新規割り込みタスクがきたら、それも含めた優先順位の決定を簡単にするため、既存タスクそれぞれがあとどれくらいの手間で終わりそうかを知っていないといけない。

 

それが分かって、「今このタスクに取り組んでいて良い」「この状態で帰っても良い」と分かります。安心して退社できます。

 

最後に

退社後にボーっとナマケモノ状態になれるかは、これにかかっています。私は「ハチドリモード」と「ナマケモノモード」の切り換えを意識しておりまして、会社内ではハチドリ、会社を出たらナマケモノになると決めています。このようにして不安のコントロールを可能にするのがGTDだなぁと日々実感しています。

業務タスクを先送らずにふんばるのもアリ、いったんリセットするのもアリ。

こんなツイートをしました。 

 タスク管理は、日々降ってくるたくさんのタスクをどうにかしてやり遂げるための手法でもありますが、その真価をすぐに体感するには、いったんすべての業務をリセットするのが一番です。これは、私の経験にもとづいた、とても切実な話。

 

さて、ここでいうリセットとはなにか。

 

休職

 

退職

 

です。

 

 とっても自分勝手な話になると思います。「せやかて小鳥遊」と言いたくなる方もいらっしゃることかと思います。

せやかて工藤とは (セヤカテクドウとは) [単語記事] - ニコニコ大百科

あくまで私個人の考えですので「ふ～ん、そうなのね」と流していただければと思います。

 

２回の休職が自分にもたらしたもの

私は、入試で奇跡が奇跡を呼び、分不相応に偏差値の高い大学に進学しました。入ってみて、右を見ても左を見ても優秀な人ばかり。そして、私もその類（たぐい）だと思ってしまったんですね。自分も他のみんなと同じくらい優秀で、仕事もできるはずだと思い込んでしまいました。

 

詳細は省略しますが、とにかく私は仕事ができなかった。

しかも、なまじっか自分は仕事ができるものだと思い込んでいたもので、仕事ができない自分を認めることがなかなかできませんでした。

 

それを認めざるを得ないところまで追い込んでくれたのが、休職や退職という事実。そりゃ、仕事を溜めて地雷化させて飛んだりしたら、さすがに自分の無能さに気が付くってものです。

 

そこで失ったものもあれば、得たものもありました。自分はできないのだという開き直り、諦め。自分を変えることができ効果絶大でした。

 

さらに得られたもの

さらに休職して良かったと思うことがありました。それは、いったん業務タスクがゼロになるということです。タスク管理をやる上ではこの上ないアドバンテージでした。

 

私が仕事をやる上でベースとしているタスク管理手法”GTD”では、まず一番最初に「やるべきことを全部書き出そう」というステップ「把握」が待ち構えています。全部です。本当に全部なんです。

 

仕事を継続していいるある日、突然思い立って「GTDしよ」と思ったとします。その時点で自分がやるべきことを全部書き出す必要があります。しかも、リアルタイムで業務タスクは増える。嫌になってしまいますよね。

 

休職あけの復職時、いったん業務タスクがゼロになっているので、「GTDしよ」と思ったその瞬間に自分がやるべきことは、これから発生するタスクを書き出すだけです。タスク管理を新しく始めるのがとても楽でした。

 

最後に

「いったんリセットしたいので退職（休職）します」はさすがに勧められませんが、退職や休職を余儀なくされたときには、タスク管理を始めるいい機会だと考えるのは良いと思います。その意味で、いったんリセットするのもアリかなと考えています。